Comment faire un feedback constructif à un collaborateur pour améliorer ses performances ?

Mis à jour le 29/08/2023

Sommaire

Qu’est-ce qu’un feedback constructif ?

Le feedback constructif est une forme de communication qui vise à améliorer les performances d'un collaborateur. C'est un processus d'échange qui a pour objectif de faire prendre conscience à un individu de l'impact de son comportement ou de son travail sur les autres ou sur l'organisation. Contrairement aux critiques négatives, le feedback constructif est donné avec empathie et dans un esprit de soutien. Il ne s'agit pas simplement de dire à quelqu'un ce qu'il a fait de mal.

Il s'agit plutôt d'aider cette personne à comprendre comment elle peut améliorer ses performances en se concentrant sur des aspects spécifiques et en proposant des solutions. Le feedback constructif est donc un outil essentiel pour favoriser le développement professionnel et améliorer la qualité du travail.

Les objectifs du feedback constructif

1. Améliorer les performances : en identifiant les domaines d'amélioration et en proposant des solutions, vous donnez à vos collaborateurs les outils dont ils ont besoin pour se développer et améliorer leurs performances.
2. Favoriser la communication : le feedback ouvre la porte à un dialogue ouvert et honnête, ce qui peut renforcer les relations au sein de l'équipe et améliorer la collaboration.
3. Augmenter l'engagement : les employés qui reçoivent régulièrement des feedbacks constructifs se sentent plus engagés dans leur travail, car ils comprennent mieux ce qu'on attend d'eux et comment ils peuvent contribuer à la réussite de l'entreprise.

Comment identifier ce qui est important à transmettre ?

Un feedback efficace doit être ciblé et précis pour éviter toute confusion ou malentendu. Voici une méthode en quatre étapes pour vous aider à identifier les informations importantes à transmettre dans un feedback.

1. Définir les objectifs : avant de donner un feedback, vous devez avoir une idée claire de ce que vous voulez accomplir. Souhaitez-vous améliorer une compétence spécifique, changer un comportement ou résoudre un problème ?
2. Observer et recueillir des données : basez votre feedback sur des faits observables plutôt que sur des opinions personnelles. Par exemple, si un collaborateur a du mal à respecter les délais, documentez les instances spécifiques où cela s'est produit.
3. Analyser l'impact : pensez à l'impact du comportement ou de la performance de la personne sur l'équipe ou sur l'entreprise. Cela peut vous aider à décider si un feedback est nécessaire et à quel point il est urgent.
4. Choisir le bon moment : le timing est crucial lorsqu'il s'agit de donner un feedback. Il est généralement préférable de donner un feedback le plus tôt possible après l'événement en question, mais vous devrez également prendre en compte l'état émotionnel du collaborateur et les circonstances environnantes.

Les techniques de communication pour faire passer un feedback constructif

Une bonne communication est essentielle pour un feedback constructif. Voici quelques techniques pour vous aider à transmettre efficacement votre message.

1. Soyez précis : concentrez-vous sur des comportements ou des performances spécifiques plutôt que sur la personne elle-même. Cela permet de garder le feedback objectif et d'éviter que la personne ne se sente attaquée personnellement.
2. Utilisez des "Je" plutôt que des "Tu" : cela aide à exprimer votre perspective sans blâmer ou critiquer l'autre personne. Par exemple, dites "J'ai remarqué que…" plutôt que "Tu as toujours…".
3. Proposez des solutions : ne vous contentez pas de pointer du doigt les problèmes. Proposez également des suggestions sur la façon dont ils pourraient être résolus.
4. Soyez ouvert à la discussion : le feedback ne devrait pas être un monologue. Encouragez le collaborateur à partager ses réflexions et ses sentiments en réponse à votre feedback.

Le feedback en temps réel, bonne ou mauvaise pratique ?

Le feedback en temps réel, c'est-à-dire donné immédiatement après l'observation d'un comportement ou d'une performance, peut être une pratique très efficace. Il peut aider à corriger les comportements indésirables rapidement et à renforcer les comportements positifs. De plus, comme il est donné en lien direct avec l'action, il est plus susceptible d'être pertinent et compréhensible pour le collaborateur.

Ce feedback en temps réel doit être utilisé avec prudence. Il peut être inapproprié ou contre-productif s'il est donné dans un état d'émotion intense, ou s'il n'y a pas suffisamment de temps pour une discussion approfondie. Par conséquent, il est important de choisir le bon moment et le bon lieu pour donner un feedback en temps réel.

L’importance de la cohérence dans le feedback

La cohérence est un élément clé pour un feedback efficace. Un feedback cohérent signifie que les commentaires et les conseils donnés sont alignés avec les attentes et les normes de l'entreprise. Il est également important que le feedback soit donné de manière régulière et non seulement lors des évaluations annuelles.

Un feedback incohérent ou irrégulier peut conduire à un sentiment d'injustice et de confusion. Par exemple, si un collaborateur est félicité pour une certaine action, puis critiqué pour la même action à une autre occasion, il peut se sentir confus et frustré. Cela peut également remettre en question la crédibilité du feedback et du donneur de feedback.

Pour assurer la cohérence, communiquez clairement les attentes et les normes de l'entreprise à vos collaborateurs. Assurez-vous également que tous les managers de l'entreprise sont sur la même longueur d'onde en matière de feedback.

Feedback constructif et réactions émotionnelles

Recevoir un feedback peut susciter des réactions émotionnelles, surtout si le feedback est perçu comme négatif. Il est important de gérer ces réactions avec empathie et compréhension.

Validez les émotions, reconnaissez que les sentiments du collaborateur sont valides et compréhensibles. Cela peut aider à apaiser les émotions et à ouvrir la voie à une discussion plus rationnelle.

Restez calme et patient, même si le collaborateur devient défensif ou émotionnel, gardez votre calme et montrez de la patience. Ne vous laissez pas emporter par vos propres émotions.

Encouragez l'expression des sentiments, laissez le collaborateur exprimer ses sentiments sans interruption. Cela peut aider à décharger l'émotion et à faire en sorte que le collaborateur se sente entendu.

Comment préparer et structurer un entretien de feedback ?

Un entretien de feedback nécessite une préparation soigneuse pour être efficace. Voici quelques étapes pour vous aider à préparer et à structurer un entretien de feedback.

1. Préparation : avant l'entretien, passez en revue les données que vous avez recueillies et définissez les points que vous voulez aborder. Pensez également aux solutions que vous pourriez proposer.
2. Introduction : commencez l'entretien en expliquant son but et en créant un environnement sûr et ouvert. Assurez-vous que le collaborateur se sent à l'aise pour exprimer ses pensées et ses sentiments.
3. Discussion : présentez vos observations et vos commentaires de manière claire et précise. Laissez le collaborateur réagir et exprimer ses points de vue.
4. Conclusion : terminez l'entretien en résumant les points abordés et en définissant les prochaines étapes. Assurez-vous que le collaborateur comprend ce qui est attendu de lui à l'avenir.

L'importance de l'écoute active dans le feedback

L'écoute active est une compétence essentielle dans le processus de feedback. Elle implique de prêter toute son attention à la personne qui parle, de réfléchir à ce qui est dit et de répondre de manière appropriée. L'écoute active montre au collaborateur que vous le respectez et que vous vous intéressez à ses points de vue.

L'écoute active peut également vous aider à comprendre les sentiments et les motivations du collaborateur, ce qui peut vous aider à adapter votre feedback et vos solutions aux besoins spécifiques du collaborateur. De plus, elle peut contribuer à établir une relation de confiance, ce qui peut faciliter l'acceptation et l'application du feedback.

FAQ

Quand faut-il donner un feedback constructif ?

Il est préférable de donner un feedback aussi tôt que possible après l'événement concerné. Cependant, il faut également prendre en compte le contexte et l'état émotionnel du collaborateur.

Comment réagir si un collaborateur réagit négativement à un feedback ?

Si un collaborateur réagit négativement, restez calme et montrez de l'empathie. Encouragez-le à exprimer ses sentiments et tentez de comprendre son point de vue.

Le feedback positif est-il aussi important que le feedback constructif ?

Oui, le feedback positif est essentiel pour renforcer les comportements positifs et pour motiver les collaborateurs. Il doit être spécifique et sincère pour être efficace.

Le feedback doit-il toujours être formel ?

Non, le feedback peut également être informel. Un feedback informel, donné de manière spontanée et en situation, peut être tout aussi efficace qu'un feedback formel.