Comment préparer un entretien professionnel réussi ?

Mis à jour le 12/06/2023

Sommaire

Les objectifs de l'entretien professionnel

1. Évaluer les compétences du salarié
2. Identifier ses souhaits d'évolution professionnelle
3. Déterminer les besoins en formation

Comment bien préparer un entretien professionnel ?

Anticiper les besoins et les attentes

Pour bien préparer un entretien professionnel, il est primordial de se renseigner sur le profil du salarié et ses antécédents professionnels. Recueillez les informations pertinentes sur son parcours, ses compétences et ses formations précédentes. Pensez également à vous informer sur les besoins et les attentes du salarié en termes d'évolution professionnelle.

Organiser l'entretien

Prévoir un planning précis des entretiens permet de mieux gérer le temps et de s'assurer que tous les aspects importants sont abordés. Il est important de réserver un espace calme et confortable pour l'entretien, où le salarié pourra s'exprimer librement.

Préparer la trame de l'entretien

Établir un guide d'entretien vous aidera à aborder les points clés de manière structurée et à ne rien oublier. Voici quelques éléments à inclure dans votre trame :

1. Présentation de l'entretien et de ses objectifs
2. Évaluation des compétences et des réalisations du salarié
3. Discussion sur les souhaits d'évolution professionnelle
4. Identification des besoins en formation
5. Synthèse et plan d'action

Quelles sont les questions à poser ?

Pour mener un entretien professionnel efficace, il est essentiel de poser les bonnes questions. Voici quelques exemples de questions pertinentes à aborder lors de l'entretien :

1. Quelles sont vos réalisations dont vous êtes le plus fier dans votre poste actuel ?
2. Comment évaluez-vous votre niveau de compétence dans les domaines clés de votre poste ?
3. Quels sont vos souhaits d'évolution professionnelle à court et moyen terme ?
4. Quelles formations ou compétences pensez-vous nécessaires pour atteindre vos objectifs professionnels ?
5. Avez-vous des suggestions pour améliorer votre poste ou le fonctionnement de l'équipe ?

Comment mettre à l'aise un candidat ?

Mettre à l'aise un salarié lors d'un entretien professionnel est essentiel pour favoriser un échange ouvert et constructif. Voici quelques conseils pour créer un climat de confiance :

Instaurer une ambiance conviviale

Commencez l'entretien en échangeant quelques mots informels avec le salarié pour détendre l'atmosphère. Il est important de montrer de l'empathie et de l'écoute tout au long de l'entretien. N'hésitez pas à sourire et à adopter une attitude bienveillante.

Expliquer le déroulement de l'entretien

Rassurez le salarié en lui expliquant le déroulement de l'entretien et en précisant les objectifs visés. Mettez en avant le caractère formateur et positif de cet échange pour lever les éventuelles appréhensions.

Encourager l'expression des besoins et des attentes

Donnez la parole au salarié et encouragez-le à exprimer ses besoins, ses attentes et ses préoccupations. Veillez à ne pas couper la parole et à reformuler ses propos si nécessaire pour montrer votre compréhension.

Quelles sont les erreurs à éviter ?

Pour mener un entretien professionnel efficace, il est important de prendre conscience des erreurs à éviter :

1. Manquer de préparation : il est essentiel de bien connaître le profil du salarié et ses attentes pour adapter l'entretien en conséquence.
2. Adopter une attitude autoritaire ou condescendante : cela peut créer un climat de défiance et nuire à la qualité des échanges.
3. Se concentrer uniquement sur les points négatifs : il est important de valoriser les réussites du salarié et de mettre en avant ses compétences.
4. Ne pas laisser le salarié s'exprimer : un entretien professionnel doit être un échange constructif et non un monologue.

Et après l’entretien ?

Définir un plan d'action

Suite à l'entretien professionnel, il est important de mettre en place un plan d'action pour accompagner le salarié dans son évolution professionnelle. Ce plan doit définir les objectifs à atteindre, les formations à suivre et les actions à mener.

Assurer un suivi régulier

Un suivi régulier est essentiel pour s'assurer que le plan d'action est respecté et que les objectifs sont atteints. N'hésitez pas à organiser des points d'étape et à ajuster le plan si nécessaire.

Communiquer les résultats

Partagez les résultats de l'entretien professionnel avec les parties prenantes concernées (manager, équipe RH...) pour faciliter la mise en œuvre des actions décidées.

A retenir

L'entretien professionnel est un outil clé pour accompagner les salariés dans leur évolution professionnelle. Une bonne préparation, une écoute active et un suivi régulier sont essentiels pour en tirer le meilleur parti.

FAQ : préparer un entretien professionnel réussi

Combien de temps doit durer un entretien professionnel ?

La durée d'un entretien professionnel peut varier en fonction des besoins et des attentes du salarié. En moyenne, comptez entre 1 et 2 heures pour un entretien complet et approfondi.

À quelle fréquence doit-on réaliser un entretien professionnel ?

L'entretien professionnel doit être réalisé tous les deux ans pour faire le point sur les compétences et les aspirations professionnelles du salarié. Un bilan de parcours professionnel doit également être réalisé tous les six ans pour évaluer l'évolution du salarié et identifier les besoins en formation.

Qui doit participer à l'entretien professionnel ?

L'entretien professionnel doit être mené par le supérieur hiérarchique direct du salarié ou par un responsable RH. Le salarié peut également choisir d'être accompagné d'un représentant du personnel.

L'entretien professionnel est-il obligatoire ?

En France, l'entretien professionnel est obligatoire pour toutes les entreprises, quel que soit leur effectif. Il doit être réalisé tous les deux ans et donner lieu à un compte rendu écrit.