Comment préparer une évaluation annuelle efficace pour vos employés ?

Mis à jour le 14/06/2023

L’importance de l’évaluation annuelle du collaborateur

Même si elle n’est pas obligatoire, l’évaluation annuelle concerne 60 % 1 des salariés. Ce bilan de l’année écoulée aide à faire le point et à préparer celle à venir. C’est aussi l’occasion d’aborder les perspectives de carrière et les souhaits d’évolution du collaborateur. Selon un sondage OpinionWay2, 58 % des salariés apprécient cet entretien. C’est pour eux l’occasion de faire le bilan des actions positives menées au cours de l’année écoulée et de mettre en avant leur potentiel. L’entretien annuel est généralement basé sur 3 axes :

• une appréciation des performances du collaborateur,
• une communication constructive,
• une orientation et l’accompagnement du salarié.

Un entretien annuel renforce les liens manager/collaborateur et est l’occasion de construire un projet professionnel motivant, qui donne du sens au travail de chacun. Ce moment d’échange doit être préparé afin de dresser le bilan du travail, mais aussi pour réfléchir aux attentes professionnelles. De façon qu’il soit prêt et ait le temps de préparer son entrevue annuelle, convenez avec lui d’une date suffisamment tôt. Il est en outre possible de l’aider dans sa préparation en lui fournissant une trame d’entretien avec la liste des thèmes abordés.

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Établir un fil conducteur pour un entretien annuel efficace

En tant que manager, pour préparer ce rendez-vous, le plus simple est de partir de l’évaluation de l’année précédente pour :

• vous rappeler ce qui avait été dit,
• vérifier si les objectifs ont été atteints,
• reprendre l’historique des missions confiées.

Vous pouvez aussi vous appuyer sur les retours clients ou les feedbacks faits dans l’année. Il vous faut lister les thématiques à aborder :

• le quotidien du salarié,
• ses difficultés,
• sa vision de l’entreprise,
• ses axes d’amélioration.

Le jour de l’évaluation annuelle, basez-vous sur cette trame et remplissez-la au fur et à mesure avec les informations collectées auprès du collaborateur.

Valoriser les compétences de vos collaborateurs

En tant que supérieur hiérarchique, c’est vous qui menez l’entretien annuel, c’est donc à vous de donner le ton. Si vous souhaitez avoir un échange constructif, valorisez votre équipe dès qu’il est possible de le faire. Un salarié a besoin d’être stimulé, de voir que les résultats de son travail sont appréciés et qu’il est valorisé quand il atteint avec succès un objectif. La valorisation n’est pas uniquement une valorisation salariale. Cela passe aussi par votre reconnaissance de son travail, l’ajout de nouvelles responsabilités ou de missions intéressantes. Cela participe au sentiment de reconnaissance au travail, et c’est une bonne façon d’éviter le quiet quitting ! Selon une étude Inpulse, 81 % 3 des salariés qui se sentent soutenus par leurs supérieurs hiérarchiques se disent plus engagés.

Durant l’évaluation, posez des questions ouvertes. Le collaborateur doit être au centre de son entretien :

• Comment se sent-il dans son poste ?
• Qu’est-ce qui a bien fonctionné selon lui ?
• Quelle est son évaluation de l’année écoulée ?
• De quoi a-t-il besoin pour réaliser sa mission ?

Vous n’aurez pas d’autre choix que d’aborder aussi les sujets qui ne vous ont pas donné satisfaction : délai non tenu… Lorsque vous abordez cette partie, soyez factuel et invitez votre interlocuteur à réagir à vos remarques. Prenez en compte les objections que peut présenter le salarié et consignez tous les points dans votre synthèse.

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Une évaluation individuelle pour préparer le futur

En tant que supérieur hiérarchique, vous devez être capable de cerner le potentiel et l’évolution possible de votre collaborateur au sein de l’entreprise. Selon l’étude OpinionWay, 54 % 2 des salariés estiment que leur entretien n’est pas assez suivi de réalisations concrètes : formations, ajustement de la charge de travail… Rien n’est fait, selon eux, à la suite de ce rendez-vous. Or, selon la même étude, 86 % des moins de 35 ans pensent qu’un entretien annuel d’évaluation amélioré pourrait contribuer à les fidéliser, en plus de les motiver. Au moment de l’évaluation annuelle, il est donc indispensable d’identifier les axes d’évolution possibles et de réfléchir ensemble aux besoins du salarié afin qu’il évolue (formation…). Suite à ces entretiens annuels et pour éviter un désinvestissement des collaborateurs, l’entreprise doit porter leur développement et s’accorder sur leurs objectifs, en lien avec ceux de la société.

Au moment de présenter les objectifs pour l’année à venir, expliquez clairement les critères d’évaluation afin de vous assurer de la compréhension de vos attentes, des moyens mis à disposition, des délais et des critères d’évaluation pour que le salarié atteigne ses objectifs.

Conclure un entretien individuel

Au moment de conclure l’entretien, reprenez avec le salarié les principaux points à retenir de cet entretien. N’hésitez pas à lui demander s’il a des questions et à rester à sa disposition pour qu’il vous les transmette plus tard. Ensuite, vous devez lui transmettre le rapport d’évaluation. Laissez-lui assez de temps pour le commenter, le compléter si besoin et le signer. Au-delà de cette évaluation annuelle, vous allez devoir enclencher les actions évoquées : formation, autre rendez-vous, mise à disposition d’outils…

Les 3 points clés à retenir :

• Préparer l’entretien de votre salarié ;
• Favoriser une communication constructive pour faire le point sur l’année passée, les objectifs à venir et les possibilités d’évolution ;
• Mettre en œuvre ce qui a été convenu lors de l’entretien individuel.

Pour faire suite à l’entretien annuel, vous pouvez mettre en place des bilans intermédiaires ou des feedbacks réguliers afin de suivre la progression du collaborateur, et le soutenir si nécessaire. Vous devez rester souple. En effet, si l’évolution du contexte, de l’environnement ou de l’organisation remet en cause les objectifs fixés à l’entretien, vous vous devez de les redéfinir. Plus vous serez préparé à ces évaluations annuelles, plus il vous sera facile d’accompagner vos collaborateurs pour faire de ce rendez-vous un moment d’échange privilégié.

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