Comment préparer un entretien one to one ?

Mis à jour le 29/08/2023

Sommaire

Qu’est-ce qu’un entretien one to one ?

L'entretien one to one, c'est avant tout une rencontre en tête-à-tête entre un responsable et un membre de son équipe. Le but est d'échanger ouvertement sur les défis, les réalisations, les perspectives de carrière, ainsi que sur d'autres questions professionnelles. Ces réunions sont essentielles pour maintenir un climat de confiance, d'écoute et de soutien dans l'équipe.

Définir les objectifs d’un entretien one to one

Pour assurer la réussite d'un entretien one to one, il faut avant tout définir clairement ses objectifs. Ces objectifs peuvent être :

1. Évaluer la performance et le développement professionnel

2. Identifier et résoudre les problèmes en suspens

3. Écouter les préoccupations et les suggestions de l'employé

4. Définir et suivre les objectifs personnels et professionnels

Assurez-vous que l'employé comprend aussi ces objectifs. Un dialogue ouvert dès le départ peut contribuer à créer un environnement de confiance.

La préparation à l'entretien one to one

La préparation est une étape clé pour mener un entretien one to one réussi. Voici quelques points à considérer :

• Préparez une liste de sujets à aborder.
• Définissez des objectifs clairs pour l'entretien.
• Prévoyez du temps pour l'écoute et le feedback.
• Préparez-vous à discuter de questions sensibles ou difficiles.

Comment créer un environnement de confiance ?

L'atmosphère lors d'un entretien one to one doit favoriser la confiance et la transparence. Pour ce faire :

• Établissez une relation de respect mutuel : faites preuve d'empathie et de compréhension envers les sentiments et les points de vue de l'employé.
• Évitez les jugements hâtifs : encouragez l'expression libre des pensées et des idées.
• Soyez cohérent et transparent : les actions et les paroles du manager doivent être en adéquation.
• Gardez les informations confidentielles : l'employé doit savoir que ce qui est dit pendant l'entretien restera confidentiel.

Les questions à poser lors d'un entretien one to one

Des questions bien pensées peuvent aider à structurer l'entretien et à approfondir les discussions. Voici 15 questions à envisager :

1. Comment te sens-tu dans ton travail actuellement ?
2. Quels sont les défis auxquels tu fais face ?
3. Quelles réalisations t'ont rendu fier récemment ?
4. Quels sont tes objectifs à court et à long terme ?
5. As-tu besoin d'aide ou de ressources pour atteindre tes objectifs ?
6. Comment puis-je t'aider en tant que manager ?
7. Comment juges-tu ton équilibre vie professionnelle-vie privée ?
8. Qu'est-ce que tu aimes le plus dans ton travail ?
9. Y a-t-il quelque chose que tu voudrais changer dans ton rôle actuel ?
10. Qu'est-ce qui te motive dans ton travail ?
11. As-tu des préoccupations concernant ton travail ou ton équipe ?
12. Qu'est-ce que tu aimerais apprendre ou développer comme compétences ?
13. Quelles opportunités de développement de carrière envisages-tu ?
14. Comment te sens-tu par rapport à tes relations avec tes collègues ?
15. Quels feedbacks as-tu pour moi en tant que manager ?

Gérer les émotions lors d'un entretien one to one

Lors d'un entretien one to one, il peut y avoir des moments émotionnels. En tant que manager, il est important d'apprendre à gérer ces émotions, les vôtres et celles de votre interlocuteur. Vous devez faire preuve d'empathie, écouter activement et répondre de manière appropriée. Rappelez-vous que les émotions sont naturelles et peuvent être le signe de problèmes profonds qui nécessitent votre attention.

Le rôle de l'écoute active pendant un entretien one to one

L'écoute active est un élément crucial des entretiens one to one. Il ne s'agit pas seulement d'entendre les mots, mais de comprendre réellement ce que l'autre personne essaie de communiquer. L'écoute active implique :

• De montrer que vous êtes attentif : hocher la tête, maintenir un contact visuel, etc.
• De reformuler ou de résumer ce que la personne a dit pour vérifier votre compréhension.
• De poser des questions ouvertes pour approfondir la conversation.
• D'exprimer de l'empathie et de la compréhension.

Comment gérer les conflits lors d'un entretien one to one ?

Les conflits peuvent survenir lors d'un entretien one to one. Voici quelques bonnes pratiques pour les gérer :

• Restez calme et professionnel : ne laissez pas vos émotions prendre le dessus.
• Écoutez attentivement : essayez de comprendre le point de vue de l'autre personne.
• Clarifiez les malentendus : les conflits peuvent souvent être le résultat de malentendus.
• Cherchez des solutions win-win : les conflits sont des opportunités pour trouver de meilleures solutions.

Comment aborder un sujet sensible lors d'un entretien one to one ?

Aborder un sujet sensible peut être délicat, mais c'est parfois nécessaire. Voici un guide des bonnes pratiques :

• Préparez-vous : faites des recherches sur le sujet et préparez vos points de discussion.
• Soyez direct mais respectueux : abordez le sujet directement mais de manière respectueuse.
• Faites preuve d'empathie : comprenez et reconnaissez les sentiments de l'autre personne.
• Cherchez des solutions ensemble : n'imposez pas votre solution, mais cherchez une solution ensemble.

L'importance du suivi après l'entretien

Un entretien one to one ne se termine pas lorsque la réunion est finie. Un suivi efficace est crucial pour assurer que les problèmes abordés lors de l'entretien sont résolus et que les objectifs fixés sont atteints. Un suivi peut prendre la forme de notes résumées de l'entretien, d'un plan d'action ou d'un autre entretien programmé pour vérifier les progrès.

FAQ

Quelle est la fréquence idéale pour un entretien one to one ?

Il n'y a pas de règle stricte, mais en général, un entretien one to one peut avoir lieu toutes les deux semaines ou une fois par mois. Tout dépend du besoin de communication entre le manager et l'employé.

Combien de temps doit durer un entretien one to one ?

Un entretien one to one devrait durer entre 30 minutes et une heure. Cela donne suffisamment de temps pour discuter des problèmes, mais aussi pour écouter et répondre aux préoccupations de l'employé.

Un entretien one to one remplace-t-il une évaluation de performance ?

Non, un entretien one to one est un complément à l'évaluation de performance. Il permet d'aborder les problèmes au fur et à mesure, tandis que l'évaluation de performance est généralement un résumé annuel de la performance de l'employé.

Que faire si un employé est réticent à participer à un entretien one to one ?

Il est important de souligner l'importance de ces entretiens pour son développement professionnel. Assurez-vous que l'employé sait que son avis est valorisé et que ces entretiens sont une occasion de discuter ouvertement des problèmes et de chercher des solutions.

Mener un entretien one to one réussi n'est pas une tâche facile, mais avec une préparation adéquate, des compétences en écoute active et une attitude ouverte et empathique, il peut devenir un outil précieux pour la gestion des ressources humaines.