Comment assurer une transition réussie en cas de départ d’un employé clé ?

Mis à jour le 22/06/2023

C'est quoi un employé clé ?

Un employé clé est un employé qui occupe un rôle critique au sein de l'entreprise. Cela peut être un leader technique, un directeur commercial ayant un réseau relationnel développé, ou encore un manager possédant une expertise spécifique. La performance et le bon fonctionnement de l'entreprise sont étroitement liés à leurs compétences et connaissances. Leur départ peut représenter un risque important pour l'entreprise, notamment en termes de perte de savoir-faire ou de relations d'affaires.

Les critères peuvent varier selon les structures, mais ils touchent généralement à l'expertise technique, à l'expérience, à l'impact sur les revenus de l'entreprise et au réseau relationnel.

Définir les objectifs et les étapes de la transition

Planifier le départ d'un employé clé est une tâche complexe qui demande une stratégie réfléchie. Plusieurs étapes sont à envisager pour mener à bien ce processus :

1. Analyse du poste : il s'agit d'identifier les tâches, les responsabilités et les compétences nécessaires pour le poste à pourvoir. L'objectif est de comprendre précisément les exigences du poste pour trouver le meilleur remplaçant possible.
2. Établissement du plan de transition : cela comprend le calendrier du départ, les tâches à accomplir avant le départ, la période de recrutement et de formation du nouvel employé.
3. Communication du départ : afin de minimiser l'impact de ce changement. Rassurez en communiquant sur le plan de transition et les mesures mises en place pour garantir la continuité des opérations.
4. Suivi du plan de transition : un suivi à effectuer tout au long du processus. Il est recommandé de faire des points réguliers pour ajuster si nécessaire les actions en fonction de l'évolution de la situation.

La gestion du recrutement

Voici une méthodologie complète pour trouver et recruter un bon remplaçant :

1. Élaboration du profil du candidat : sur la base de l'analyse du poste, définissez le profil du candidat idéal en termes de compétences, d'expérience et de qualités personnelles.
2. Rédaction de l'offre d'emploi : l'offre doit être précise et attrayante pour attirer les candidats qui correspondent au profil recherché.
3. Recherche de candidats : selon le profil du poste, différentes méthodes peuvent être utilisées : réseaux sociaux professionnels, sites d'emploi, cabinets de recrutement, cooptation…
4. Sélection des candidats : après la réception des candidatures, réalisez une présélection sur la base des CV et des lettres de motivation. Les candidats retenus seront ensuite convoqués à un entretien.
5. Entretiens : menez plusieurs entretiens pour évaluer les compétences techniques du candidat, mais aussi son adéquation avec la culture de l'entreprise.
6. Choix du candidat : suite à la phase des entretiens, choisissez le candidat qui semble le plus à même de remplir le rôle de l'employé clé.
7. Proposition d'emploi : elle doit inclure tous les détails du poste, y compris le salaire, les avantages et les conditions de travail.

Comment se déroule la transition ?

La transition est le processus par lequel le nouvel employé prend progressivement le relais de l'employé clé. Elle peut se dérouler en plusieurs étapes :

1. Période de chevauchement : si possible, prévoyez une période pendant laquelle l'employé clé et son remplaçant travaillent ensemble. C'est une occasion pour le nouvel employé de se familiariser avec ses nouvelles tâches et responsabilités sous la supervision de l'employé clé.
2. Transfert des tâches : il s'agit de transférer progressivement les tâches de l'employé clé vers son remplaçant. C’est une démarche à engager de manière ordonnée et structurée pour éviter toute confusion ou omission.
3. Formation : le nouvel employé peut avoir besoin d'une formation spécifique pour maîtriser certains aspects de son nouveau poste. Prévoyez du temps pour cela dans le plan de transition.
4. Suivi : Une fois que le nouvel employé a pris en charge toutes les tâches de l'employé clé, il ne reste plus qu’à suivre son adaptation et son efficacité dans son nouveau rôle. Cela permet de détecter rapidement d'éventuels problèmes et de les résoudre.

La gestion de la formation du nouvel employé

En fonction du profil du nouvel employé, il sera nécessaire d'identifier les compétences qu'il doit acquérir ou renforcer.  Il existe différentes méthodes de formation (e-learning, formation en présentiel, coaching, etc.). Le choix dépend des besoins spécifiques du nouvel employé, du temps disponible et du budget de l'entreprise.

La mise en œuvre du plan de formation s’accompagne d’un suivi de la progression du nouvel employé, ce qui permet d’adapter le plan rapidement si nécessaire.

Après la formation, évaluez l’efficacité de celle-ci en vérifiant si le nouvel employé a bien acquis les compétences visées. Cette évaluation peut se faire par le biais d'entretiens, d'observations sur le terrain ou de tests de compétences.

La gestion du départ de l'employé clé

La manière dont le départ de l'employé clé est géré peut avoir un impact significatif sur le moral de l'équipe et l'image de l'entreprise. Adoptez une communication transparente et respectueuse envers toutes les parties prenantes. Cela peut comprendre une annonce officielle, une cérémonie de départ ou une reconnaissance publique des contributions de l'employé clé à l'entreprise.

Prévenir plutôt que guérir : la gestion des talents

Pour minimiser les risques associés au départ d'un employé clé, une gestion proactive des talents est recommandée. Cela inclut la mise en place d'un plan de succession, qui identifie et prépare les futurs leaders de l'entreprise. Développez des programmes de mentorat et de formation continue pour favoriser le développement des compétences au sein de l'entreprise.

FAQ

Quand doit-on commencer à planifier le départ d'un employé clé ?

Il est recommandé de commencer à planifier le départ d'un employé clé dès que possible. Plus le plan de transition est préparé à l'avance, plus la transition sera facile à gérer.

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