Les bonnes pratiques pour la mise en place d’un kit onboarding efficace

Mis à jour le 12/06/2023

Sommaire

Préparer l’intégration des nouveaux arrivants

Le processus d’intégration d’un salarié, ou onboarding, ne s’improvise pas. Pour que mon Ordina se déroule au mieux, une bonne préparation est la clé du succès. Saviez-vous que le processus d’intégration d’un nouvel arrivant débute même avant son arrivée ?

Le rôle de chacun doit être bien défini. Manager, ou membres de l’équipe, chacun a un rôle dans l’accueil du nouvel arrivant. Vous devez discuter ensemble de l’organisation et des objectifs de l’onboarding.

Vous devez annoncer l’arrivée du nouveau salarié aux autres collaborateurs. Dans cette présentation, indiquez son nom, ses missions et son poste. La diffusion par e-mail permet à tous d’en être informés.

Ne négligez pas l’aspect logistique et l’environnement de travail. Pensez à faire installer un ordinateur, un téléphone, à mettre à sa disposition des fournitures de bureau, ou encore à lui créer une adresse e-mail. Vous renvoyez une image accueillante de l’entreprise.

Garder le lien avec le collaborateur après son arrivée

Ce n’est pas parce que le candidat a choisi votre entreprise que vos attentions envers lui doivent diminuer. Essayez de garder le contact avec le futur salarié par des échanges d’e-mails, d’appels téléphoniques ou en lui proposant de participer à une visite de son futur service.

L’envoi du planning de la première journée est indispensable. Vous pouvez aussi indiquer le code vestimentaire attendu, si une place de parking est disponible ou s’il doit prévoir d’amener certains objets (cadenas de casier…) ou documents. Il aura le sentiment d’être attendu et accompagné. Il pourra plus facilement se projeter, sans stress.

Une communication bien pensée rassure et met en confiance votre nouvelle recrue. Elle favorise un démarrage dans de bonnes conditions.

Un kit d’onboarding vous permet de planifier et de suivre l’intégration de vos nouvelles recrues.

Accueillir les nouveaux talents

Le grand jour est arrivé, c’est le premier jour de votre nouvel embauché. Nous vous conseillons de régler les aspects administratifs s’il y a : la signature du contrat de travail, la création du badge, etc. Ils sont souvent source de préoccupation lors de cette première journée.

Le classique livret des ressources humaines reste un indispensable. Ce fascicule regroupe les principales informations au sujet de l’entreprise. C’est aussi un excellent moyen de mettre en avant la marque employeur. Pensez à l’actualiser pour que les informations soient toujours correctes.

Organiser une visite des locaux et une présentation des principaux collaborateurs du nouvel arrivant sont indispensables pour l’aider à apprivoiser l’organisation de l’entreprise.

Vous pouvez aussi inclure dans l’onboarding le premier déjeuner de votre nouvel employé. Il est possible d’organiser ce premier déjeuner avec son manager ou les autres membres de l’équipe. C’est un moment qui facilite la cohésion d’équipe et favorise les échanges informels.

Penser au tutorat des nouveaux embauchés

À son arrivée, un salarié reçoit une énorme quantité d’informations durant ses premières semaines dans l’entreprise. En plus de se familiariser avec les lieux, il doit retenir le nom et la fonction de ses collègues, apprendre de nouvelles procédures… Pour qu’il ne se sente pas submergé, organiser un tutorat est un moyen très efficace pour aborder sereinement cette période.

Le tuteur, mentor ou parrain, est un salarié, de la même équipe ou non, volontaire. Il a pour rôle d’accompagner le nouvel arrivant dans son environnement de travail.

Le tutorat apporte une grande valeur ajoutée au processus d’onboarding. Il encourage votre salarié fraîchement arrivé à poser ses questions sans crainte. Mieux encore, le tutorat participe au développement du sentiment d’appartenance, car il transmet les composantes de la culture de l’entreprise. Enfin, il facilite les interactions du nouveau collaborateur avec les autres salariés déjà présents.

Mettre en place des objectifs et un plan de formation

Si l’aspect humain de l’onboarding n’est pas négligeable, l’intégration d’un nouveau salarié doit aussi être opérationnelle. Pour faciliter l’adaptation au poste de travail, il vous faut fixer des objectifs dès les premiers jours de l’embauche. Ils doivent être clairs, mesurables et réalistes. Vous évitez ainsi les incompréhensions qui mènent parfois à des malentendus et des déceptions. Une étude montre que 30 % des nouveaux arrivants ont quitté leur emploi moins de 3 mois après la prise de poste.

Pour l’aider à atteindre ses objectifs, la mise en place d’un plan de formation est nécessaire. Répertoriez les outils de travail, les procédures et les compétences techniques sur lesquels il doit monter en compétences.

Faire le point régulièrement avec vos salariés entrants

L’intégration et la prise de poste sont des processus complexes qui s’établissent sur la durée. Pour une intégration réussie, l’organisation de points réguliers jusqu’à la fin de la période d’essai est indispensable.

Ces entrevues permettent de suivre la progression des objectifs fixés. Ils sont une aide indispensable pour évaluer la bonne intégration dans l’entreprise. Ce sont des opportunités pour déceler les problèmes éventuels et mettre en place des actions correctives en cas de besoin. Ce sont aussi les socles d’une collaboration de travail saine. Identifier et résoudre les problèmes rencontrés ou encore anticiper les futures difficultés permet de limiter les risques de départ prématuré. Les feedbacks réguliers renforcent l’engagement et la satisfaction du salarié.

L’arrivée dans l’entreprise d’un nouveau collaborateur est une étape importante du processus de recrutement qu’il ne doit pas négliger. Un onboarding efficace aura un impact majeur sur l’engagement et la productivité des nouveaux arrivants et renforce votre marque employeur. Il est essentiel de bien la préparer.