Selon une étude réalisée au niveau national le mois dernier, 2 tiers des employés Français avouent avoir déjà abusé du système de notes de frais de leur entreprise.

Ce phénomène entraine des pertes souvent conséquentes pour les organisations. Il est temps de faire le point sur la situation et sur les fraudes les plus courantes à surveiller.

Fraude à la note de frais : de quoi parle-t-on ?

Les employés redoublent souvent d’inventivité pour gonfler leurs notes de frais et profiter de la générosité de leur entreprise. Il est par exemple simple d’arrondir les frais kilométriques accumulés lors des trajets professionnels quotidiens. Il est aussi tentant de profiter d’un bon restaurant tous frais payés par l’entreprise en le faisant passer pour un rendez-vous professionnel. Certains se retrouvent avec une note un peu plus importante entre les mains après avoir invité des amis, devenus collaborateurs temporaires le temps d’un repas. A cette liste de « petites » fraudes, on peut ajouter les déplacements professionnels en première classe, les hôtels de luxe, ainsi que le remboursement d’un matériel de bureau qui se retrouve finalement davantage destiné à une utilisation plus personnelle que professionnelle. On n’oublie pas non plus les notes de frais téléphoniques, qui constituent une zone d’ombre à la juridiction un peu obscure.

Les fraudes à la note de frais vont de la petite exagération à la grosse manipulation préméditée. Parfois, les employés n’hésitent pas à frauder depuis l’étranger avec des notes de frais illisibles et difficilement vérifiables. Dans certains cas, les fraudeurs fabriquent même leurs notes de frais de toute pièce, ou bien volent des tickets de caisse dans les poubelles d’une station essence pour justifier d’un plein qui n’a jamais été fait. Ces fraudes concernent une petite minorité de salariés, mais elles peuvent engendrer des pertes bien plus importantes pour l’entreprise.

Note de frais : comment éviter les abus ?

Souvent, les salariés considèrent que l’impact d’une petite fraude est minime pour leur entreprise. Ils font parfois également état d’un sentiment d’injustice. Ce ressenti est un terreau fertile, propice à la tentation. La fraude à la note de frais constitue pour beaucoup une solution pratique, économique, morale et sans risques. Elle doit donc être combattue en rappelant dans un premier temps les bases et les enjeux qui entourent cette pratique.

La priorité d’une entreprise doit être de bien communiquer auprès des salariés afin de leur faire comprendre les risques bien réels de la fraude à la note de frais. Les contrôles de l’Urssaf sont rigoureux en ce qui concerne cette pratique, et ce type d’action peut dans certains cas entraîner des sanctions très lourdes pour l’entreprise en cas d’irrégularité conséquente.

Ensuite, il est nécessaire pour les grandes organisations de mettre en place une véritable politique de dépenses professionnelles. Concrètement, il s’agit de bien encadrer les déplacements professionnels, en imposant des recommandations et des limitations aux salariés pour le transport, le logement et la restauration. Une carte bancaire d’entreprise peut également offrir une sécurité supplémentaire.

Une entreprise gagne à contrôler régulièrement et aléatoirement ses collaborateurs, et surtout à le faire savoir, afin de dissuader les fraudeurs avant l’acte. Il ne faut pas hésiter à demander des explications supplémentaires en cas de doute, un salarié de bonne foi n’aura pas de mal à justifier ses dépenses de la semaine passée.

Enfin, il faut bien avouer que vérifier toutes les dépenses à la main, cela peut vite devenir chronophage. Il est souvent préférable de se tourner vers un logiciel de traitement automatisé. La gestion dématérialisée des notes de frais permet d’y voir plus clair et de repérer rapidement les irrégularités.

Quelles sanctions possibles pour les salariés ?

La fraude aux notes de frais est une forme dissimulée de vol qui n’échappe pas pour autant aux sanctions. Pour une fraude ponctuelle concernant un montant peu conséquent, une entreprise opte le plus souvent pour un avertissement verbal ou formel. Si la fraude se répète, il devient possible pour une organisation de procéder à un licenciement pour faute grave. Si la fraude se compte en milliers d’euros, il est aussi intéressant pour un employeur de se tourner vers les tribunaux pour porter l’affaire en justice et exiger réparation.