Qu’est-ce qu’un logiciel gratuit de notes de frais ?

Il existe désormais des logiciels gratuits ainsi que des applications mobiles pour simplifier l’ensemble des opérations de comptabilisation des notes de frais.

Simple d’utilisation, collaboratifs et efficaces, les logiciels gratuits de notes de frais permettent un gain de temps et d’argent non négligeable pour les professionnels.

Ce type de logiciel pour éditer les notes de frais aide les entreprises à gérer les dépenses professionnelles de l’ensemble des collaborateurs à partir d’une même interface.

Qu’il s’agisse d’une solution en SaaS ou d’une application pour smartphone, les fonctionnalités proposées servent à enregistrer, vérifier et rembourser les dépenses effectuées dans un cadre professionnel par les salariés.

Ces logiciels sont utiles pour toutes les sociétés dont les employés effectuent régulièrement des déplacements ou des repas d’affaires. Simple à prendre en main, un logiciel gratuit de notes de frais donne aux entreprises la possibilité de réduire leurs coûts en matière de gestion comptable.

Chaque société alloue à l’année un budget pour la gestion des frais professionnels. Avec un logiciel dédié, toutes les opérations de comptabilisation des notes de frais se font de manière automatisée. Les salariés rentrent eux-mêmes le montant et la nature des dépenses avec les justificatifs adéquats. Pour les managers, la vérification des dépenses se fait en temps réel. Les équipes comptables gagnent un temps précieux dans la prise en charge des frais de déplacement, de repas ou d’hébergement.

Comment fonctionne un logiciel gratuit de notes de frais ?

La gestion dématérialisée des notes de frais s’apparente à une véritable simplification du processus de comptabilisation des dépenses. Chaque employé ayant avancé de l’argent pour une tâche professionnelle (trajet en train ou en avion, repas, nuit d’hôtel, etc.) saisit ses différentes dépenses.

Plusieurs informations sont indispensables comme la nature de la dépense, le jour et le mode de paiement. Une photographie de la facture ou du ticket de caisse correspondant est à prendre. Une fois saisie en ligne, la note de frais est envoyée par mail au manager. Il ne lui reste plus qu’à vérifier que tout est en ordre et à valider.

Quelles sont les spécificités d’un logiciel de notes de frais ?

Gérer de manière manuelle les notes de frais implique plusieurs intervenants travaillant séparément :

• Salariés
• Managers
• Equipe finance
• Cabinet d’expertise comptable

Avec un logiciel gratuit de notes de frais, les équipes comptables ont accès à toutes les notes de frais transmises par les collaborateurs de l’entreprise. Celles-ci sont automatiquement classées en fonction du type de dépense, de la date et de leur validation ou non.

Lorsqu’une note de frais a été validée, elle est remboursée sous un délai de 30 jours au salarié qui a effectué le règlement. Les données ont l’avantage de ne pas avoir besoin d’être ressaisies, ce qui évite les risques d’erreur et fait gagner un temps important dans le processus.

En cas de refus, elle notifie le salarié qui peut transmettre le cas échéant des informations supplémentaires. Ce fonctionnement collaboratif très fluide est l’une des principales plus-values du logiciel de notes de frais par rapport à la gestion manuelle.

Un tel logiciel favorise l’autonomie des salariés, simplifie la validation et accélère le remboursement des notes de frais.

Qui utilise les logiciels gratuits de notes de frais ?

Les TPE, les PME et les grandes entreprises, qui n’ont qu’un faible budget pour automatiser le traitement comptable de leurs note de frais, quel que soit leur secteur d’activité.

Pour les petites entreprises, cela évite de mobiliser l’expertise d’un comptable ou d’avoir recours à un cabinet indépendant.

Les collaborateurs ont la possibilité de consulter le logiciel pour avoir accès au suivi de leurs remboursements.

Les managers et employés administratifs peuvent consulter, classer et gérer les différentes dépenses en fonction de leur type.

Pourquoi utiliser un logiciel gratuit de notes de frais ?

Il s’agit d’un poste de dépense qui se révèle très onéreux lorsqu’une société compte de nombreux collaborateurs en déplacement.

Un  tel logiciel a aussi l’avantage de la fiabilité. Les informations ne sont saisies qu’une seule fois (par les salariés), les risques d’erreur et d’oubli sont ainsi moins importants. C’est un gain de temps considérable à tous les échelons de l’entreprise.

Les salariés, les managers et les services comptables dégagent alors du temps pour se concentrer sur d’autres tâches.

Le traitement des notes de frais se doit d’être exempt de toute erreur. Les contrôles URSSAF sont particulièrement pointilleux dans ce domaine. De lourdes amendes sanctionnent la mauvaise gestion comptable des dépenses professionnelles.

Avec un logiciel de notes de frais, les erreurs et les abus sont évités. Le traitement automatique des données garantit un processus plus sûr pour l’entreprise mais aussi un remboursement des frais avancés plus rapide pour les salariés.

Enfin, avec les justificatifs numériques transmis et stockés numériquement au fur et à mesure, il s’avère bien plus facile de prouver la validité de chaque dépense.

Quels sont les meilleurs logiciels gratuits de notes de frais ?

Les logiciels de notes de frais gratuits ne manquent pas, mais tous ne fournissent pas des fonctionnalités identiques. Il est recommandé de se tourner vers les programmes les plus complets et les plus simples à utiliser pour les salariés.

Parmi les meilleurs logiciels disponibles en version gratuite figure N2F :

Facilitant la gestion des notes de frais, il offre des fonctions complètes pour une utilisation sur smartphone et ordinateur. Un système de scan intelligent permet de remplir automatiquement les informations relatives à une note de frais à partir de la photographie de la facture ou du ticket de caisse. Il s’agit sans doute du logiciel gratuit le plus rapide et pratique pour gérer les dépenses professionnelles.

Plus qu’un logiciel gratuit, Precoro est une plateforme de gestion des dépenses à l’intention des TPE et des PME.

Il permet de saisir les notes de frais des collaborateurs, de valider les dépenses et d’ordonner les remboursements. Les fonctionnalités de gestion des notes de frais ne sont qu’un petit aperçu des nombreuses possibilités offertes par la plateforme en matière de comptabilité simplifiée.

Keepek est une solution automatisée pour la gestion des dépenses professionnelles.

Le logiciel sert à photographier les reçus de notes de frais et à enregistrer facilement le suivi kilométrique. Les notes de frais sont réunies dans des rapports Excel et PDF à transmettre par mail aux managers. Des options de rationalisation des dépenses sont également proposées à l’équipe comptable.

Pour parfaire votre comptabilité en ligne, BluBil est un autre logiciel gratuit à recommander.

Comme les précédents, il facilite la saisie numérique des notes de frais et leur gestion dans l’entreprise. Le logiciel se démarque par ses fonctionnalités automatisées, qui permettent de déterminer quelles sont les notes de frais susceptibles ou non d’être remboursées. La validation en est grandement facilitée et les remboursements sont en mesure d’être autorisés rapidement.