Comment mener un entretien professionnel constructif avec vos collaborateurs ?

Mis à jour le 29/08/2023

Sommaire

Un entretien professionnel constructif… c’est-à-dire ?

Un entretien professionnel constructif est un dialogue privilégié entre le manager et le collaborateur, ayant pour but de développer le potentiel de ce dernier. Ce n'est pas une simple réunion annuelle d'évaluation, mais une démarche qui vise à favoriser la montée en compétences de l'employé, d'évaluer ses aspirations professionnelles et de prévoir les moyens nécessaires à sa progression.

Lorsqu'on parle de "constructif", on fait référence à un échange qui engendre une amélioration, une avancée ou un développement, tant pour le salarié que pour l'entreprise. Il s'agit donc de créer un espace de discussion où l'employé se sent entendu, valorisé et motivé à s'améliorer.

Les fondamentaux

1. La préparation : il est important de préparer en amont chaque entretien, en définissant les objectifs à atteindre, en se familiarisant avec le parcours du collaborateur, et en identifiant les points à aborder.

2. L'écoute active : l'écoute active est le fait d'être pleinement présent et réceptif pendant l'échange, afin de comprendre réellement les besoins, les aspirations et les préoccupations du collaborateur.

3. Le respect : chaque collaborateur mérite d'être traité avec respect et considération. Cela comprend le respect de son temps (en ne dépassant pas le temps prévu pour l'entretien) et de son espace personnel.

4. L'empathie : l'empathie permet de comprendre les émotions et les sentiments de l'autre, et de répondre de manière appropriée.

5. La communication claire et transparente : un entretien professionnel doit être l'occasion d'échanger de manière ouverte et honnête sur divers sujets, qu'il s'agisse des performances, des perspectives d'évolution ou des problèmes rencontrés.

6. La valorisation : reconnaître les efforts et les accomplissements du collaborateur permet de le motiver à continuer à s'améliorer.

7. La prise de décision collaborative : l'objectif est de travailler ensemble pour identifier les meilleures solutions et les actions à mettre en place pour l'avenir.

Bien préparer un entretien professionnel pour bien avancer

Comprendre l'objectif de l'entretien

Il s’agit de savoir précisément ce que l'on souhaite atteindre à l'issue de l'entretien. Cela peut être l'évaluation des performances, la détection des besoins en formation, ou la discussion des perspectives d'évolution.

Se documenter sur le collaborateur

Avant l'entretien, familiarisez-vous avec le parcours professionnel du collaborateur, ses compétences, ses réalisations, ses aspirations et ses difficultés. Cela permettra de mieux cibler les points à aborder lors de l'entretien.

Préparer les questions

Les questions posées lors de l'entretien doivent être pertinentes et ouvertes, afin d'encourager le collaborateur à s'exprimer librement.

Prévoir les outils nécessaires

Assurez-vous d'avoir tous les outils nécessaires à disposition, tels que les fiches d'évaluation, les documents relatifs à la carrière du collaborateur, ou un bloc-notes pour prendre des notes.

Organiser l'entretien dans un lieu approprié

L'entretien doit se dérouler dans un lieu calme et neutre, favorisant la confidentialité et la concentration.

En quoi consiste l'écoute active ?

L'écoute active est une technique de communication qui consiste à prêter une attention totale à son interlocuteur, en manifestant de l'intérêt et en donnant des signes de compréhension. Elle vise à comprendre non seulement les mots, mais aussi les émotions et les sentiments sous-jacents. L'écoute active comprend plusieurs éléments, tels que le contact visuel, les signes de reconnaissance (hochements de tête, sourires), les encouragements verbaux ("je vois", "d'accord", "continuez") et les reformulations pour s'assurer de la compréhension.

Un exemple pratique pour illustrer le concept :

Manager : "Tu as mentionné que tu te sentais un peu débordé par tes tâches actuelles. Pourrais-tu m'en dire plus ?"

Collaborateur : "Oui, ces derniers temps, j'ai l'impression de courir après le temps. Je me sens submergé par les tâches administratives, ce qui me laisse peu de temps pour me concentrer sur mes projets principaux."

Manager : "Je comprends. Donc si je résume bien, tu te sens submergé par les tâches administratives et tu aimerais pouvoir consacrer plus de temps à tes projets. Est-ce bien cela ?" Ce dialogue fictif illustre comment l'écoute active peut aider (ici en reformulant) à comprendre et à clarifier les problèmes rencontrés par le collaborateur.

Le rôle de la rétroaction dans l'entretien professionnel

La rétroaction, ou feedback, permet au collaborateur de comprendre ses forces et ses faiblesses, de recevoir de la reconnaissance pour ses efforts et de bénéficier de conseils pour s'améliorer. Pour donner un bon feedback, il est important de respecter certains principes :

1. Être constructif : le feedback doit aider le collaborateur à s'améliorer. Pour cela, elle doit être précise, factuelle et basée sur des observations concrètes.

2. Être équilibré : il ne s'agit pas seulement de souligner les points faibles, mais aussi de reconnaître les réussites et les progrès.

3. Être respectueux : Le feedback doit être donnée de manière respectueuse et empathique, sans blâme ni jugement.

4. Proposer des solutions : lorsque vous pointez une difficulté, proposez également une solution ou une piste d'amélioration.

L’importance du suivi après l'entretien

L'entretien professionnel ne s'arrête pas une fois que la réunion est terminée. Le suivi est une étape cruciale pour s'assurer que les décisions prises lors de l'entretien sont bien mises en œuvre.

Cela peut impliquer la mise en place d'un plan de développement personnel, la planification de formations, la réévaluation des objectifs, ou simplement un rendez-vous pour faire le point sur la situation. Le suivi permet également de maintenir le dialogue ouvert et de continuer à soutenir le collaborateur dans sa progression.

FAQ

Quelle est la fréquence idéale pour les entretiens professionnels ?

La loi française prévoit un entretien professionnel tous les deux ans pour chaque salarié, mais la fréquence peut varier selon les besoins de l'entreprise et du collaborateur. Et les collaborateurs ont généralement un avis sur la question, il ne faut pas hésiter à leur demander !

Quelle est la durée idéale d'un entretien professionnel ?

La durée dépend de l'ordre du jour, mais en général, un entretien professionnel dure entre une heure et deux heures.

Comment gérer un collaborateur réticent lors d'un entretien professionnel ?

Il est important de créer un climat de confiance et de respect, de valoriser le collaborateur et de lui montrer que l'entretien a pour but de l'aider à s'épanouir professionnellement. L'écoute active et l'empathie sont des outils précieux pour gérer la réticence.