Comment simplifier la gestion de vos fiches de paie ?

Mis à jour le 14/06/2023

Sommaire

La paie, un enjeu central pour les entreprises

La paie est un des piliers des ressources humaines.

Une charge de travail importante

La gestion de la paie demande des compétences spécifiques. En fonction de la taille de l’entreprise, elle peut occuper un salarié à plein temps ou un service entier.

Voici les principales tâches à effectuer pour réaliser la paie :

• Collecter les informations (absence, congé, ticket-restaurant, heures supplémentaires, primes…) ;
• Préparer et envoyer les bulletins de salaire ;
• Transmettre les données aux organismes sociaux (URSSAF, Sécurité sociale, Inspection du travail, etc.) ;
• Gestion des entrées et des sorties de collaborateurs ;
• Réalisation du bilan social de l’entreprise.

C’est une activité chronophage. Le salaire dépend de multiples variables. L’édition d’une fiche de paie demande chaque mois de nouvelles investigations.

Le gestionnaire de la paie doit, en plus, se tenir à jour de toutes les évolutions légales. Il effectue une véritable veille juridique pour pouvoir appliquer les nouvelles normes dès leur entrée en vigueur. Tout oubli peut avoir des conséquences importantes pour l’entreprise (contrôle ou amende administrative, par exemple).

Des obligations légales

L’employeur doit respecter plusieurs normes pour le règlement des salaires :

• Périodicité : une fois par mois (des acomptes sur salaire sont possibles) ;
• Mode de versement : virement, chèque ou espèce pour un montant inférieur à 1 500 € ;
• Non-discrimination du travail : la politique des salaires ne doit pas dépendre de critères discriminatoires (sexe, physique, origines, idées politiques, etc.) ;
• Paiement des heures supplémentaires : la durée légale du travail est de 35 heures. Les heures travaillées au-delà font l’objet d’une majoration de salaire.

Le fait de remettre une fiche de paie formalisée est une obligation légale. Le document doit notamment contenir les informations suivantes :

• Identification du salarié et de l’employeur ;
• Montant du salaire brut et net ;
• Taux de cotisation ;
• Impôt sur le revenu.

Par ailleurs, l’employeur doit respecter le montant du salaire minimum légal. Au premier janvier 2023, le SMIC mensuel net est de 1 709,28 €. Son montant est régulièrement revalorisé.

L’entreprise est également soumise aux dispositions fixées dans sa convention collective. Ce document précise bien souvent des éléments ayant un impact sur la paie (jour d’ancienneté, salaire minimum, etc.).

L’impact de la paie sur les salariés

La paie est directement liée au travail de vos collaborateurs. Elle doit être correctement effectuée pour conserver l’engagement des employés.

Voici les deux principaux risques à une paie mal exécutée :

• Le contentieux : si un salarié détecte une erreur sur son bulletin de salaire, il peut saisir le conseil des prud’hommes. Les principaux litiges portent sur le décompte des heures supplémentaires, sur la prise en compte des absences ou sur le paiement d’une prime.
• La baisse de motivation : si le salaire n’est pas versé correctement, les collaborateurs perdent leur engagement dans la réussite de l’entreprise. La paie est le premier outil pour améliorer les performances de vos employés. Le salaire est, en effet, un des premiers motifs d’une personne pour travailler. Un versement chaotique des salaires peut aussi faire perdre confiance en la société. Vous courez alors un risque de turn-over important.

Externaliser la gestion des fiches de paie

La première solution pour simplifier la gestion de votre paie est de l’externaliser. Il existe des prestataires dédiés. Vous pouvez également déléguer cette mission à votre cabinet d’expert-comptable.

L’avantage est de ne pas avoir à confier la mission de la paie à une personne interne à l’entreprise. C’est un gain de temps significatif.

La délégation implique de nombreux échanges entre l’employeur et le prestataire. Une personne de l’équipe des RH doit rester chargée de cette collaboration.

Il faut toutefois choisir un prestataire fiable. Les erreurs ou retards peuvent avoir un impact durable sur votre marque employeur. De plus, cela oblige à être dépendant d’un tiers. L’entreprise perd sa compétence dans la gestion de la paie. Cela peut conduire à un manque d’implication de l’équipe RH ou de la direction dans ce sujet pourtant majeur.

Le dernier inconvénient de l’externalisation de la paie est le coût de la prestation. Le tarif d’un prestataire externe est plus élevé comparé à l’emploi d’un salarié, dans la plupart des situations.

Utiliser un logiciel de paie

La seconde solution pour simplifier la gestion de la paie est de recourir à un logiciel de paie. Elle représente bien souvent le meilleur compromis pour les entreprises. Ces dernières peuvent conserver leurs compétences tout en automatisant toutes les tâches administratives.

L’employeur reste donc en mesure de répondre aux interrogations de ses collaborateurs. C’est un service précieux à fournir aux salariés.

Un logiciel de paie simplifie :

• L’édition des bulletins de paie, mais aussi leur envoi ;
• Les déclarations sociales.

De plus, un outil digital diminue drastiquement les risques d’erreurs. Il est interconnecté à votre système informatique ou à votre SIRH (Système d’information des ressources humaines), si vous en avez un. Il utilise les données de votre base de données collaborateurs, mais aussi de vos logiciels de gestion des absences ou des notes de frais. Les saisies sont donc peu nombreuses.

L’éditeur de votre logiciel se charge aussi des mises à jour réglementaires. Vous avez donc la garantie de respecter vos obligations légales.