On le sait, la gestion des notes de frais est un exercice fastidieux quand il n’est pas aidé par les outils numériques d’aujourd’hui, mais il y a d’autres problématiques à la gestion des notes de frais. Et il est souvent difficile pour les entreprises de créer et de faire respecter des règles en matière de dépenses professionnelles.

Des notes de frais plus ou moins élevées d’un employé à l’autre

Repas, logements, déplacements…Il n’est pas rare de constater des montants différents d’un salarié à un autre, sur des notes de frais présentant les même types de dépenses.

Quand certains se responsabilisent et restent dans les clous en ne dépensant que le strict nécessaire, d’autres flirtent avec les limites, allant parfois même jusqu’à la fraude. Le choix d’un hôtel haut de gamme, d’un restaurant réputé ou du meilleur confort est plus facile à faire quand on sait que ces dépenses se font donc « aux frais de la princesse » car ils sont remboursés par l’employeur.

Aujourd’hui je vous propose une solution pour sensibiliser vos salariés, harmoniser les notes de frais, et vous permettre (peut-être) de réaliser des économies.

Sensibilisez vos collaborateurs à la gestion des notes de frais.

Une note de frais, qu’est-ce que c’est ? Ok, c’est un frais engendré pour un motif professionnel, avancé par un salarié et remboursable par son employeur. Ça, tous les salariés le savent.

Mais coté entreprise comment ça se passe ? Comment l’employeur récupère-t-il ces sommes dépensées ? Comment doit-il les déclarer ? Combien cela lui coûte-t-il réellement ?

Et le service RH et compta dans tout ça ? Qu’implique la gestion des notes de frais ? Quelles sont les tâches correspondantes effectuées ? Combien de temps ça prend ?

Enfin, que risque l’employeur ou l’employé en cas de fraude ?

Vos salariés n’ont pas forcément de réponses à toutes ces questions.

Les aborder et communiquer sur la gestion des notes de frais peut permettre à vos collaborateurs de se faire une idée sur ce qu’implique la gestion des notes de frais et de se responsabiliser plus facilement à ce sujet. Cela vous permettra également de limiter les risques d’erreur ou de fraudes.

Créez une « charte » des dépenses professionnelles pour vos employés 

Entre ce que dit la loi, ce que disent les conventions collectives et la situation de l’entreprise, il peut être compliqué pour un salarié de déterminer quelles sont les limites en matière de dépenses professionnelles et de remboursement de notes de frais. Pour clarifier les choses, il peut être bon de mettre à disposition un document pour résumer, expliquer et définir toutes ces limites.

Que mettre dans cette politique de remboursement de frais professionnels ?

Toutes sorte d’informations utiles et de règles peuvent y être renseignées. Que pouvez-vous y inscrire et par où commencer ? Voici quelques pistes.

Définir les règles

Dans ce document, vous pouvez par exemple résumer les droits et les devoirs de vos salariés, et leur expliquer ce que dit la loi sur le sujet des notes de frais : justificatifs, barèmes et modalités de remboursement.

Il ne faudra pas non plus oublier, le cas échéant, d’indiquer les spécificités qui s’appliquent à votre établissement par le biais de la convention collective à laquelle il obéit, ou des accords d’entreprise.

Vous pouvez enfin renseigner les budgets adaptés pour les différents types de dépenses et fixer des plafonds de remboursement.

Donner des conseils

Même si ce document s’avère contraignant, il se veut également bienveillant. Aussi, afin de faire en sorte que ce document soit utile et bien accueilli, ne listez pas simplement une liste de règles auxquelles il faut obéir.

Donnez des conseils, faites une liste de prestataires de confiance. Donnez de bonnes adresses, proposant un bon rapport qualité-prix pour se loger confortablement, ou pour déguster un bon repas. Ou fournissez-leur la liste des partenaires avec lesquels vous avez négocié des tarifs.

Les limites de la politique de dépenses professionnelles

Dans certains cas, vos salariés ne pourront pas respecter à la lettre vos consignes. En effet, en fonction de la situation, de l’endroit ou ils se trouvent en déplacement, ils ne pourront pas forcément trouver une solution qui respecte les règles et limites budgetaires que vous avez fixé.

Il convient donc de garder cela en tête, et d’étudier au cas par cas chaque exception avant de refuser ou de sanctionner les notes de frais particulières !