Le guide pour remplir une BDES en conformité avec la législation

Mis à jour le 13/06/2023

Sommaire

BDES : définition

La Base de Données Économiques et Sociales (BDES) est un outil de communication et de consultation entre l'employeur et les représentants du personnel, créé par la loi du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l'emploi. Elle a pour objectif de faciliter l'accès aux informations nécessaires au dialogue social au sein de l'entreprise et de favoriser la transparence des décisions économiques et sociales.

Les informations obligatoires à inclure dans une BDES

Pour être en conformité avec la législation, votre BDES doit contenir les informations suivantes :

1. Investissements sociaux
2. Investissements matériels et immatériels
3. Fonds propres et endettement
4. Impôts et taxes
5. Activités sociales et culturelles
6. Rémunération des salariés et dirigeants
7. Activités financières
8. Résultats d'exploitation
9. Transferts financiers

Quelles sont les différentes sections ?

La BDES est composée de plusieurs sections, parmi lesquelles :

1. Conditions générales de l'emploi
2. Organisation du travail
3. Formation professionnelle
4. Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences
5. Rémunération et égalité professionnelle
6. Santé et sécurité au travail
7. Durée du travail
8. Relations professionnelles et communication interne

Comment collecter les informations nécessaires pour remplir une BDES ?

Pour remplir votre BDES, vous devrez collecter les informations auprès des différents services de l'entreprise. Voici quelques pistes pour vous aider :

• Comptabilité et contrôle de gestion : données financières, investissements, impôts et taxes
• Ressources humaines : effectifs, rémunérations, formation, conditions de travail
• Direction : stratégie et projets d'entreprise, communication interne
• Services opérationnels : organisation du travail, gestion des compétences, santé et sécurité

Quelles sont les étapes à suivre ?

1. Identifiez les informations à intégrer dans la BDES et les sources internes pour les obtenir.
2. Mettez en place un système de collecte et de centralisation des données.
3. Créez un modèle de BDES avec les sections requises.
4. Assignez un responsable pour chaque domaine d'information et mettez en place un rétroplanning.
5. Collectez, vérifiez et consolidez les données.
6. Remplissez la BDES avec les informations collectées et mettez à jour régulièrement.
7. Assurez-vous de la conformité de la BDES en effectuant des vérifications régulières.

Quelles sont les erreurs à éviter ?

1. Ne pas tenir compte des exigences légales : assurez-vous de respecter les obligations légales en matière de contenu et de présentation de la BDES.
2. Omettre des informations importantes : ne négligez aucune des sections obligatoires de la BDES.
3. Manquer de transparence : les informations fournies doivent être claires, précises et facilement accessibles pour les représentants du personnel.
4. Négliger la mise à jour : une BDES obsolète peut nuire au dialogue social et entraîner des sanctions.

Comment s'assurer de la conformité de la BDES ?

Pour vous assurer que votre BDES est conforme à la législation, suivez ces conseils :

1. Respectez les obligations légales en matière de contenu et de présentation.
2. Mettez en place un système de contrôle interne pour vérifier la fiabilité des informations.
3. Consultez régulièrement les représentants du personnel pour recueillir leurs feedbacks et suggestions.
4. Assurez-vous que les informations fournies sont claires, précises et facilement accessibles.
5. Mettez à jour régulièrement la BDES pour qu'elle reflète la situation actuelle de l'entreprise.

FAQ : remplir une BDES

Quelle est la fréquence de mise à jour de la BDES ?

Il n'existe pas de fréquence de mise à jour imposée par la législation. Cependant, il est recommandé de mettre à jour la BDES au moins une fois par an, ou plus fréquemment si nécessaire.

Qui peut accéder à la BDES ?

La BDES est accessible aux membres du comité social et économique (CSE), aux représentants syndicaux et, dans certains cas, aux salariés.

Y a-t-il des sanctions en cas de non-conformité de la BDES ?

Oui, l'employeur peut être sanctionné en cas de non-conformité de la BDES. Les sanctions peuvent aller de l'amende à la responsabilité civile ou pénale de l'entreprise et de ses dirigeants.

Dois-je mettre en place une BDES pour mon entreprise ?

La BDES est obligatoire pour toutes les entreprises d'au moins 50 salariés en France. Si vous êtes concerné, il est donc impératif de mettre en place une BDES conforme à la législation.