Comment utiliser la feuille de pointage pour optimiser la productivité des collaborateurs ?

Mis à jour le 14/06/2023

Sommaire

C’est quoi une feuille de pointage ?

La feuille de pointage est un document permettant de suivre le nombre d’heures travaillées par un salarié. Elle sert à indiquer les heures d’entrée et de sortie, mais également les pauses d’un collaborateur.

Elle peut prendre différentes formes :

• Feuille papier ;
• Fichier Excel ;
• Application sur ordinateur ou mobile.

Elle est complétée par le salarié, en déclaratif. Elle peut également s’accompagner d’un dispositif de pointeuse par badge ou biométrie. Les temps sont alors automatiquement décomptés.

La feuille de pointage concerne potentiellement tous les salariés :

• CDD (Contrat à durée déterminée) ;
• CDI (Contrat à durée indéterminée) ;
• Intérimaire ;
• Etc.

Le pointage, une obligation ?  

Le pointage est encadré par le Code du travail à l’article L. 3171-2. Ce dernier impose à l’employeur une obligation de documentation des temps de travail de ses salariés.  

Cette obligation peut se faire par un affichage des horaires de l’entreprise si les collaborateurs travaillent à heure fixe. Pour les autres, mettre en place une feuille de pointage est indispensable, peu importe sa forme.  

Dans tous les cas, l’entreprise doit conserver les données sur les temps de travail pendant 5 ans. C’est la durée de contrôle des organismes comme l’URSSAF ou l’inspection du travail.   

Voici les mentions à faire figurer sur votre feuille de pointage :

• Le jour, le mois et l’année ;
• L’heure d’entrée et de sortie ;
• Le récapitulatif des heures travaillées dans la journée ;
• Le récapitulatif des heures travaillées dans le mois.

Comment impliquer vos salariés dans le pointage ?

 

Le pointage peut être perçu comme une contrainte par certains salariés, ou comme un manque de confiance de la part de l’employeur. Il est donc indispensable de présenter le pointage de manière positive et pédagogique.

Voici comment obtenir l’engagement de vos collaborateurs sur la procédure de pointage :

• Réaliser une phase de test sur un ou deux services (équipe RH et comptabilité, par exemple) ;
• Expliquer la nouvelle procédure avec transparence (obligations légales, formation sur le dispositif, etc.) ;
• Choisir un outil de pointage simple et agréable à utiliser ;
• Montrer les avantages du pointage pour les salariés (calcul précis des heures supplémentaires et des modulations, par exemple).

Les feuilles de pointage, un outil efficace pour augmenter la productivité de vos salariés

Voici les 5 principaux avantages de la feuille de pointage pour optimiser le travail de vos salariés.

Limite les tâches administratives

La productivité ne veut pas dire travailler plus rapidement. Cela signifie plutôt être capable de hiérarchiser les tâches et se consacrer aux missions ayant la plus forte valeur ajoutée.

Les tâches administratives sont donc à éviter. Elles sont répétitives, chronophages. Surtout, elles n’ont aucun intérêt direct dans la réalisation des missions du collaborateur.

La feuille de pointage, si elle est correctement traitée permet de fluidifier la gestion du travail. Le manager voit rapidement les personnes disponibles, puis attribue les missions en fonction des disponibilités.

Bien sûr, il est préférable de numériser le pointage pour limiter les feuilles volantes 😉.

Permet la réorganisation rapide des plannings

La feuille de pointage offre un formidable outil au manager pour organiser les temps de manière pragmatique. Grâce à ce document, il peut détecter en un clin d’œil les surcharges de travail ou les conflits sur un poste.

Il peut agir rapidement pour réaffecter une mission à tel ou tel salarié en fonction de ses temps de présence.

Grâce à une application de pointage, le manager peut connaitre en temps réel les présences ou absences de ses collaborateurs en télétravail ou en déplacement. C’est un vrai plus pour être efficace. Il a alors une vision réellement complète de ses équipes.

Facilite le calcul des heures supplémentaires ou modulations

Noter les horaires de tous les salariés permet de réduire les erreurs de calcul des heures supplémentaires ou des modulations. Le pointage rend transparentes ces étapes puisque tous les acteurs de l’entreprise (manager, équipe paie, collaborateur) ont accès aux données de pointage.

Le salarié a la garantie d’obtenir une rémunération juste de ses heures travaillées. Il est plus engagé dans son travail.

Booste l’efficacité

La feuille de pointage permet également de s’assurer des temps de pause. Ces derniers sont indispensables pour recharger son énergie. Ils permettent de conserver son efficacité tout au long de la journée. Grâce à la feuille de pointage, il est possible d’analyser les horaires les plus appropriés pour faire ces pauses. Il est même possible de les prévoir à l’avance pour une meilleure gestion des temps de travail.

Il est ainsi recommandé de prendre une pause de 5 minutes toutes les heures pour conserver sa productivité. De manière plus générale, la feuille de pointage permet également de proposer un planning précis pour limiter les distractions.

Améliore la gestion du temps

L’analyse des feuilles de pointage permet d’éditer des statistiques pour améliorer la gestion des temps. Le manager peut mieux comprendre la productivité de ses équipes.

Il peut proposer des plannings personnalisés à chaque collaborateur, en fonction de ses observations. C’est un véritable gage de qualité de vie au travail pour les membres de son équipe.

Enfin, s’il constate une problématique régulière, il peut proposer un recrutement ou une réaffectation.