Les éléments à inclure dans une checklist administrative

Mis à jour le 12/06/2023

Sommaire

En quoi consiste une checklist administrative ?

Une checklist administrative est un outil qui vous permet de lister et de suivre les tâches administratives nécessaires à la bonne gestion des ressources humaines au sein de votre entreprise. Elle vous aide à vous assurer que toutes les obligations légales sont respectées, que les documents sont bien archivés et que les informations sont à jour.

Quelle est son utilité ?

Une checklist administrative présente plusieurs avantages pour les recruteurs et les décideurs RH :

1. Gagner du temps : en ayant une liste claire et structurée de toutes les tâches à accomplir, vous ne perdrez plus de temps à chercher les informations ou à vous demander ce qui doit être fait.
2. Assurer la conformité légale : une checklist bien élaborée vous permet de respecter les obligations légales en matière de gestion des ressources humaines.
3. Faciliter la communication : en mettant à disposition de tous les collaborateurs concernés une liste claire des tâches à accomplir, vous améliorez la communication et la collaboration entre les membres de l'équipe.
4. Réduire les erreurs : en suivant scrupuleusement les étapes de votre checklist, vous minimisez les risques d'oubli ou d'erreur dans la gestion de vos dossiers administratifs.

Quelles sont les sections à inclure ?

Pour établir une checklist administrative efficace, il est important de bien organiser les différentes sections. Voici les principales sections à inclure dans votre checklist :

Recrutement et intégration

La phase de recrutement est cruciale pour bien démarrer la relation avec vos futurs collaborateurs. Voici quelques éléments à intégrer dans cette section :

• Collecte des documents requis (CV, lettre de motivation, diplômes, etc.)
• Vérification des références professionnelles
• Signature du contrat de travail
• Préparation du dossier d'accueil (livret d'accueil, planning de formation, etc.)

Gestion des contrats de travail et avenants

Il est essentiel de bien gérer les contrats de travail et les avenants pour assurer la sécurité juridique de votre entreprise et de vos employés. Cette section doit inclure :

• Suivi des périodes d'essai
• Gestion des renouvellements de contrats
• Mise à jour des contrats en cas de changement de poste, de rémunération ou de conditions de travail
• Archivage des contrats et avenants signés

Paie et cotisations sociales

La paie et les cotisations sociales sont des éléments clés de la gestion des ressources humaines. Dans cette section, vous devez lister les tâches liées à la paie, telles que :

• Collecte des éléments variables de paie (heures supplémentaires, primes, etc.)
• Calcul des salaires et des cotisations sociales
• Édition des bulletins de paie
• Déclaration des cotisations sociales auprès des organismes compétents

Formation et développement professionnel

Le développement professionnel des employés est un enjeu majeur pour la réussite de votre entreprise. Cette section doit inclure les éléments suivants :

• Planification des formations obligatoires (sécurité, prévention des risques, etc.)
• Suivi des demandes de formation des employés
• Gestion des dossiers de financement des formations
• Évaluation de l'efficacité des formations

Gestion des absences et des congés

Assurer le suivi des absences et des congés est crucial pour la bonne organisation de votre entreprise. Cette section doit couvrir les points suivants :

• Gestion des demandes de congés payés, de congés exceptionnels et de RTT
• Suivi des absences pour maladie ou accident du travail
• Déclaration des arrêts de travail auprès des organismes concernés
• Mise à jour des compteurs de congés et d'heures supplémentaires

Comment organiser une checklist administrative ?

Organiser votre checklist administrative, c'est un peu comme construire une maison : il faut d'abord poser de solides fondations en identifiant les tâches spécifiques à votre entreprise, puis monter les murs en hiérarchisant et attribuant les responsabilités, et enfin mettre en place un toit solide avec un système de suivi efficace. Pour organiser votre checklist administrative, il est recommandé de suivre ces étapes :

1. Identifier les tâches administratives spécifiques à votre entreprise : prenez en compte la taille de votre entreprise, votre secteur d'activité et les spécificités de votre organisation.
2. Hiérarchiser les tâches : classez les tâches par ordre d'importance et par fréquence d'exécution (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle, etc.).
3. Attribuer les responsabilités : désignez les personnes en charge de chaque tâche et assurez-vous qu'elles disposent des ressources et des compétences nécessaires pour les accomplir.
4. Mettre en place un système de suivi : utilisez des outils de suivi adaptés (tableaux de bord, plannings, etc.) pour suivre l'avancement des tâches et anticiper les échéances.

Quelles sont les erreurs courantes à éviter ?

Voici quelques erreurs courantes à éviter lors de la gestion de votre checklist administrative :

• Ne pas mettre à jour régulièrement votre checklist : les lois et les réglementations évoluent. Assurez-vous de mettre à jour votre checklist en fonction des nouvelles obligations légales.
• Sous-estimer l'importance de certaines tâches : toutes les tâches de votre checklist ont leur importance. Ne négligez pas certaines tâches au détriment d'autres.
• Ne pas impliquer suffisamment les collaborateurs concernés : pour une gestion efficace des tâches administratives, il est important d'impliquer les membres de votre équipe et de les responsabiliser.

Ne pas mettre à jour régulièrement votre checklist, c'est comme conduire avec une carte routière obsolète : comment être sûr d'arriver à destination sans encombre ? Soyez vigilant et adaptez votre checklist aux évolutions législatives et réglementaires.

Un tableau pour résumer

Voici un tableau récapitulatif des principales sections à inclure dans votre checklist administrative, ainsi que quelques exemples de tâches pour chacune d'entre elles :

Section	Tâches courantes
Recrutement et intégration	Collecte des documents requis, vérification des références, signature du contrat de travail, préparation du dossier d'accueil
Gestion des contrats et avenants	Suivi des périodes d'essai, gestion des renouvellements de contrats, mise à jour des contrats, archivage des contrats et avenants
Paie et cotisations sociales	Collecte des éléments variables de paie, calcul des salaires et cotisations, édition des bulletins de paie, déclaration des cotisations sociales
Formation et développement pro	Planification des formations, suivi des demandes de formation, gestion des dossiers de financement, évaluation de l'efficacité des formations
Gestion des absences et des congés	Gestion des demandes de congés, suivi des absences pour maladie, déclaration des arrêts de travail, mise à jour des compteurs de congés et d'heures supplémentaires

FAQ

Est-il nécessaire d'avoir une checklist administrative pour toutes les entreprises ?

Même si les besoins varient en fonction de la taille et du secteur d'activité de l'entreprise, il est recommandé d'avoir une checklist administrative pour assurer une gestion optimale des ressources humaines et respecter les obligations légales.

Comment s'assurer que l'équipe RH suit correctement la checklist administrative ?

Mettez en place un système de suivi des tâches, organisez régulièrement des réunions d'équipe pour discuter de l'avancement des tâches et assurez-vous que les responsabilités sont clairement attribuées.

Comment savoir si ma checklist administrative est à jour ?

Pour vous assurer que votre checklist est à jour, il est important de vous tenir informé des évolutions législatives et réglementaires, et d'adapter votre checklist en conséquence. N'hésitez pas à solliciter l'aide d'experts en droit du travail pour vous accompagner dans cette démarche.