Comprendre le modèle de registre unique du personnel

Mis à jour le 13/06/2023

Sommaire

Registre unique du personnel : définition

Le registre unique du personnel, qu'est-ce que c'est ? C'est en fait un document obligatoire que doivent tenir toutes les entreprises françaises, quelles que soient leur taille et leur activité. Son but est de recenser les salariés de l'entreprise et de garder une trace de leur passage. Cela permet de mieux suivre la situation de chacun et d'assurer le respect des droits et obligations du travail.

Pourquoi c’est important ?

Vous pourriez vous demander pourquoi un registre unique du personnel est si crucial. La réponse tient en quelques mots : transparence, traçabilité et sécurité juridique. En effet, ce registre permet de :

1. Garantir la transparence des relations entre l'employeur et les salariés
2. Assurer le suivi des carrières
3. Faciliter les contrôles administratifs et sociaux
4. Protéger l'entreprise en cas de litige ou de contrôle

Quelles sont les obligations ?

Les entreprises françaises ont des obligations légales en matière de registre unique du personnel. Elles doivent :

• Tenir à jour le registre
• Conserver les données dans le registre pendant 5 ans après la sortie d’un salarié inscrit
• Le mettre à disposition des salariés, des représentants du personnel et des inspecteurs du travail

Comment créer un registre unique du personnel ?

Créer un registre unique du personnel n'a rien de sorcier. Voici les étapes clés à suivre :

1. Choisissez un support : papier ou numérique
2. Créez un modèle de registre avec les éléments obligatoires
3. Remplissez le registre avec les informations de chaque salarié
4. Mettez à jour régulièrement le registre

Quels salariés inclure dans le registre ?

Tous les salariés de l'entreprise doivent être inscrits dans le registre unique du personnel, qu'ils soient en CDI, CDD ou contrat d'apprentissage. Les stagiaires sont également enregistrés sur le registre unique du personnel.

Les éléments essentiels à inclure

Informations générales

• Nom et prénoms du salarié
• Date de naissance
• Nationalité

Informations sur l'emploi

• Date d'entrée dans l'entreprise
• Intitulé du poste occupé
• Qualification professionnelle
• Type de contrat (CDI, CDD, apprentissage, etc.)
• Date de fin de contrat (pour les CDD et contrats d'apprentissage)

Informations sur la sortie

• Date de sortie de l'entreprise
• Motif de la sortie (démission, licenciement, fin de contrat, etc.)

Quelle sanction en cas de manquement ?

Ne pas respecter les obligations liées au registre unique du personnel peut coûter cher à l'entreprise. En effet, en cas de contrôle, l'absence ou le défaut de tenue du registre est passible d'une amende évaluée à 750€ par salarié concerné par ce manquement.

FAQ : le modèle de registre unique du personnel

Les entreprises de moins de 10 salariés doivent-elles également tenir un registre unique du personnel ?

Oui, toutes les entreprises françaises, quelle que soit leur taille, sont tenues d'avoir un registre unique du personnel.

Dois-je inclure les stagiaires dans le registre unique du personnel ?

Oui, depuis 2014, les stagiaires doivent également être mentionnés dans le registre unique du personnel.

Puis-je tenir mon registre unique du personnel sous format électronique ?

Oui, il est tout à fait possible de tenir votre registre unique du personnel sous format électronique, à condition de garantir la sécurité et la confidentialité des données.

Est-il obligatoire de tenir le registre unique du personnel en français ?

Oui, le registre unique du personnel doit être rédigé en français, conformément à la législation en vigueur.

Quelles sont les obligations de conservation du registre unique du personnel ?

Les entreprises doivent conserver le registre unique du personnel pendant 5 ans après la sortie du dernier salarié inscrit. Les informations relatives à chaque salarié doivent être conservées pendant 5 ans après la fin du contrat.

Le registre unique du personnel doit-il être présenté lors d'un contrôle de l'inspection du travail ?

Oui, lors d'un contrôle de l'inspection du travail, l'entreprise doit présenter le registre unique du personnel. Il doit être tenu à jour et facilement accessible.