Mis à jour le 07/06/2023
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Le logiciel de notes de frais : un indispensable en entreprise
Pour 53 % des directeurs administratifs, la gestion des notes de frais est un de leur principal challenge.La problématique des notes de frais
Les notes de frais représentent trois défis pour les entreprises :
- La perte de temps : les procédures mises en place sont rarement suivies. La réalisation d’une note de frais puis son traitement monopolisent un temps significatif. Une note de frais prendrait ainsi 27 minutes à faire, en moyenne.
- Les erreurs ou omissions : faire une note de frais est vu comme une perte de temps. La tâche est donc souvent bâclée. Les tickets de caisse justificatifs ne sont pas toujours retrouvés. Les comptables doivent relancer leurs collègues pour avoir les bonnes informations.
- Les fraudes : la note de frais étant déclarative, elle peut faire l’objet de fausses informations. C’est notamment le cas pour les indemnités kilométriques ou les invitations à un repas d’un fournisseur ou d’un prestataire.
Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion des notes de frais
Automatiser la gestion des notes de frais permet de répondre aux différents challenges de la gestion des notes de frais :
- L’outil permet de paramétrer une procédure claire et précise de déclaration et de traitement des notes de frais.
- Les justificatifs pris en photo sont envoyés directement sur l’application. La reconnaissance automatique génère la note de frais en renseignant directement les informations de la dépense (montant, TVA, date, etc.).
- Le circuit de validation est réduit. Le manager reçoit une alerte. Il valide ou refuse la note en un clic.
- Le remboursement peut être paramétré par le service comptabilité pour intervenir automatiquement après la validation finale.
- Le logiciel communique directement les informations vers le logiciel de comptabilité pour supprimer l’étape de la ressaisie.
- Il est possible d’éditer des statistiques pour analyser les notes de frais et mettre en place des actions d’optimisation de leur gestion.
Comparatif des 5 principaux logiciels de gestion des notes de frais
Il existe plusieurs outils pour digitaliser la gestion des notes de frais. Voici les 5 principaux en France.
Le logiciel notes de frais d’Eurécia
Eurécia a conçu un logiciel de notes de frais s’adaptant à toutes les tailles d’entreprises et à tous les secteurs. L’outil d’Eurécia bénéficie d’un design ultra soigné, comme pour tous les modules de l’éditeur. La plateforme est agréable à utiliser et très facile à prendre en main. Le logiciel d’Eurécia bénéficie de toutes les fonctionnalités nécessaires à une gestion efficace des notes de frais. Ses possibilités de paramétrages détaillées permettent de s’adapter à toutes les procédures internes. C’est un logiciel remarquable, à tester absolument. Les plus du logiciel notes de frais d’Eurécia :
- Le décompte automatique des tickets-restaurant ;
- La certification GDPR : les données personnelles de vos employés sont traitées avec la plus grande confidentialité
- La possibilité de déclarer une note de frais depuis tout support (smartphone, tablette, ordinateur).
PayFit — Notes de frais
PayFit vous garantit un traitement complet d’une note de frais en dix minutes. L’éditeur propose un outil permettant de centraliser la gestion des notes de frais pour tous les acteurs de l’entreprise (salarié, manager, comptable, direction).
Chaque employé dispose d’un espace personnel où il peut scanner ses justificatifs ou les prendre en photo. Le logiciel préremplit le formulaire de déclaration. Le collaborateur a donc juste à confirmer l’envoi de la note de frais et à l’envoyer à son manager pour validation. Les plus du logiciel de notes de frais PayFit :
- La conversion automatique des devises étrangères (voyages d’affaires) ;
- Dématérialisation des reçus et force probante de la version PDF ;
- Possibilité de mettre en place une politique de limite des dépenses.