Les applications de gestion des notes de frais

Mis à jour le 21/09/2023

Sommaire

Les applications de gestion des notes de frais sont des outils indispensables pour automatiser et simplifier le processus de remboursement des frais engagés par les employés. Ces applications numériques accompagnent l'entreprise et les employés du moment où les dépenses sont engagées jusqu'à leur remboursement, en passant par les étapes de validation et d'audit. Le but est d'optimiser la gestion des dépenses en minimisant les erreurs, les fraudes et le temps passé sur ces tâches administratives. Avec une application de gestion des notes de frais, les entreprises peuvent :

• Numériser et stocker des reçus et factures
• Automatiser la soumission et la validation des notes de frais
• Suivre en temps réel les dépenses engagées
• Appliquer et contrôler les politiques de dépenses de l'entreprise
• Intégrer les données avec les systèmes comptable et de gestion des ressources humaines

Certaines applications offrent des fonctionnalités avancées comme des analyses détaillées et des tableaux de bord, permettant ainsi une meilleure maîtrise des coûts et une politique de dépense plus efficace. Comme pour les systèmes de gestion des ressources humaines (SIRH), il est également possible de trouver des solutions intégrées qui englobent la gestion des notes de frais au sein d'une plateforme plus large de gestion d'entreprise. Cela permet une meilleure cohésion entre les différents services, de la comptabilité aux ressources humaines, en passant par la gestion des talents et des formations.

L'adoption d'une application de gestion des notes de frais présente des avantages non seulement en termes d'efficacité opérationnelle, mais également en matière de conformité réglementaire. En fournissant des mécanismes pour standardiser les pratiques de dépense et en offrant des outils pour auditer et rapporter les transactions, ces applications aident les entreprises à se conformer aux lois fiscales et aux réglementations internes. Cela réduit le risque de pénalités et de sanctions, tout en augmentant la transparence au sein de l'organisation. Dans un environnement de travail de plus en plus mobile et globalisé, où les employés sont souvent amenés à voyager ou travailler à distance, disposer d'un système centralisé et accessible pour gérer les notes de frais devient non seulement pratique, mais aussi crucial pour maintenir une bonne gouvernance d'entreprise.

Sélection des meilleures applications de gestion des notes de frais

Pour vous aider à faire un choix éclairé, nous avons établi une liste des meilleures applications de gestion des notes de frais disponibles sur le marché. Cette sélection est présentée par ordre alphabétique et a été élaborée en tenant compte de plusieurs critères clés :

• La notoriété de l'application : le bouche-à-oreille et les témoignages d'utilisateurs sont souvent un bon indicateur de la fiabilité et de l'efficacité d'un logiciel. Un produit bien établi dans le domaine a plus de chances de répondre à vos besoins.
• Son ancienneté sur le marché : les applications qui existent depuis plusieurs années ont eu le temps de s'adapter aux besoins changeants des entreprises et des réglementations. Cela peut être un gage de stabilité et de fiabilité.
• Son aspect collaboratif : la capacité à intégrer plusieurs utilisateurs et à permettre une collaboration efficace est essentielle. Que ce soit pour les approbateurs, les comptables ou les employés, une bonne application doit faciliter le partage d'information et la communication.
• Les fonctionnalités indispensable à la gestion des notes de frais : de la capture de reçus à l'automatisation des rapports, en passant par la conformité fiscale et les intégrations comptables, nous avons évalué la gamme de fonctionnalités proposée.
• L'interface utilisateur : un design intuitif et une expérience utilisateur agréable peuvent grandement simplifier le processus, réduire les erreurs et accélerer les validations.
• La flexibilité et la personnalisation : la possibilité de personnaliser le logiciel selon les politiques de dépenses spécifiques de votre entreprise est également un élément à considérer.
• Le support client : une assistance rapide et efficace peut faire toute la différence, surtout lorsqu'il s'agit de gérer des aspects aussi sensibles que les finances et la conformité réglementaire.

Eurécia

Eurécia Gestion des Notes de Frais est une application spécialisée qui fait partie de la gamme de solutions RH proposées par Eurécia. En plus de ses fonctions dédiées à la gestion des talents, cette suite logicielle complète propose également un module spécialement conçu pour simplifier et automatiser la gestion des notes de frais et des déplacements professionnels.

Avantages d'Eurécia

• Accessibilité et multiplateforme : le logiciel est accessible sur ordinateur, tablette et mobile, et propose des applications pour Android et iOS.
• Multilingue : disponible en six langues, ce logiciel est idéal pour les entreprises multinationales
• Intégration avec d'autres solutions RH Eurécia : vous pouvez harmoniser la gestion des notes de frais avec d'autres fonctions RH grâce à une intégration parfaite avec les autres modules Eurécia.
• Interopérabilité avec la comptabilité : compatible avec les principaux logiciels comptables du marché, ce module permet une transition transparente entre la gestion des notes de frais et la comptabilité.
• Gestion intelligente des justificatifs : les employés peuvent ajouter des justificatifs depuis leur smartphone, et ces justificatifs sont stockés en ligne avec une valeur légale équivalente aux originaux papier.
• Automatisation et workflows : les workflows de validation et les notifications automatiques facilitent le processus pour les managers et le service comptable, réduisant ainsi le risque d'erreurs.
• Personnalisation : le logiciel peut être adapté en fonction des règles de gestion spécifiques à votre entreprise, ce qui en fait une solution flexible et évolutive.
• Analyse et reporting : une gamme complète d'outils d'analyse et de rapports est disponible pour suivre et évaluer les dépenses professionnelles.

Pour qui ?

Cette application est particulièrement adapté aux PME et aux ETI qui cherchent à optimiser leur gestion des dépenses et à intégrer cette fonction avec d'autres processus RH.

Prix

Les tarifs sont disponibles sur devis, offrant ainsi une solution sur mesure en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise.

N2F

N2F Gestion des Notes de Frais est une application mobile spécialisée dans la gestion des dépenses professionnelles. Il s'agit d'une solution complète pour la gestion des notes de frais, de la saisie instantanée jusqu'à l'intégration comptable. N2F a pour objectif de proposer une solution adapté à toute entreprise, des PME aux grands comptes.

Avantages de N2F

• Saisie rapide et intelligente : grâce à la technologie OCR, la saisie d'une note de frais prend moins de 5 secondes. Plus de 95% des données sont capturées avec précision en moins d'une seconde.
• Gestion zéro papier : conforme aux réglementations sur la dématérialisation, N2F offre un archivage à valeur probante pour une conservation sécurisée des données pendant 10 ans.
• Connexion avec d'autres plateformes : N2F est compatible avec plus de 200 logiciels comptables, 300 banques européenes, et diverses agences de voyages.
• Fonctionnalités complètes : du rapprochement bancaire aux workflows d'approbation, de la génération de fichiers de virement SEPA au scoring de dépenses grâce à l'IA, N2F offre une gamme de fonctionnalités qui répondent aux besoins des entreprises les plus exigeantes.
• Adaptabilité : qu'il soit question d'une seule entreprise ou de plusieurs entités dans différents pays, N2F vise à s'adapter aux besoins spécifiques.

Pour qui ?

N2F s'adresse aux PME, ETI, et grands comptes qui cherchent à optimiser leur processus de gestion des notes de frais.

Prix

Pour obtenir des informations sur les tarifs, il est nécessaire de demander un devis personnalisé.

Onexpense

Onexpense fait partie d'une plateforme plus large conçue pour gérer tous les aspects de la gestion des notes de frais, de la capture de reçus à l'intégration comptable. Adapté à divers systèmes d'exploitation et dispositifs, Onexpense est une solution complète pour les entreprises de toutes tailles qui cherchent à rationaliser leur processus de remboursement des frais.

Avantages de Onexpense

• Capture et traitement automatique : les utilisateurs peuvent simplement prendre une photo de leurs reçus, et le logiciel extrait et organise les données pertinentes en quelques secondes.
• Compatibilité multisystème : disponible sur iOS, Android, et également accessible via un navigateur web sur PC et Max, Onexpense offre une flexibilité pour tous les utilisateurs, independamment de leur appareil ou système d'exploitation.
• Options de personnalisation : l'application intègre des workflows et des champs dynamiques pour permettre une personnalisation selon les besoins spécifiques de l'entreprise, y compris la gestion des devises et des taux de conversion.
• Gestion comptable avancée : Onexpense est compatible avec divers formats de fichiers comptables et peut être intégré avec d'autres systèmes comptables, ce qui facilite grandement le processus de rapprochement comptable.
• Tarification flexible : le coût de l'outil est basé sur le nombre d'utilisateurs, avec des options de paiement mensuel ou annuel. Le prix de l'archivage à valeur probante est à l'usage, ce qui ajoute une couche de flexibilité.

Pour qui ?

Onexpense s'adresse à une large gamme d'entreprises, allant des indépendants et startups aux PME et même aux experts comptables et partenaires qui ont besoin d'une solution de gestion des notes de frais robuste et flexible.

Prix

Les tarifs sont basés sur le nombre d'utilisateurs, avec des facilités de paiement comme la tarification flottante. Pour un devis précis, il est recommandé de contacter l’entreprise directement. Ils offrent également une période d'essai gratuit d'un mois pour tester les fonctionnalités de l’application.

Expensya

Expensya Gestion des Dépenses sert de module polyvalent dans une suite d'outils financiers et administratifs conçus pour automatiser et simplifier la gestion des dépenses au sein de l'entreprise. Spécialisé dans l'automatisation des processus comptables et financiers, Expensya propose une panoplie de fonctionnalités qui permettent aux entreprises de contrôler, valider, et intégrer leurs dépenses de manière efficace et sécurisée.

Avantages de Expensya

• Gestion complète des dépenses : qu'il s'agisse de frais de déplacement, de dépenses en ligne, de frais généraux ou même d'ordres de mission, offre une couverture à 360° de tous vos besoins en matière de gestion des dépenses.
• Automatisation et personnalisation : grâce à des workflows personnalisables et une automatisation poussée, y compris un OCR plus intelligent pour la capture des reçus, Expensya élimine pratiquement le besoin de saisie manuelle et réduit le risque d'erreurs.
• Sécurité et conformité :  Expensya offre un contrôle en temps réel des dépenses, en plus de permettre l'ajout de règles de dépenses, ce qui garantit la conformité avec la politique financière de l'entreprise.
• Business intelligence : des tableaux de bord interactifs et des rapports BI avancés offrent des aperçus approfondis des dépenes de l'entreprise, facilitant ainsi les déicsions basées sur des données fiables.
• Intégration comptable avancée : pas seulement limité à la validation des dépenses, il assure également une intégration fluide avec les systèmes comptables existants, rendant le processus de refacturation plus simple et efficace.

Pour qui ?

• Indépendants et TPE
• Startups et PME-ETI
• Grandes entreprises et multinationales

Prix

Pour les tarifs, Expensya propose un modèle basé sur l'utilisation, adapté au nombre d'employés et aux fonctionnalités requises. Il est recommandé de contacter directement Expensya pour un devis personnalisé.