Qu’est-ce qu’un congé d’examen ?

Un congé d’examen consiste, pour le salarié à s’absenter de l’entreprise durant une période définie pour la préparation d’une épreuve. Cette période est accordée par l’employeur dans le cadre d’un projet de transition professionnelle uniquement.

Les salariés victimes d’un licenciement économique et qui ont changé d’emploi sont également concernés par le congé d’examen. La condition, est de ne pas avoir suivi de stage durant la période de chômage entre les deux situations professionnelles.

Selon l’article R. 6222-41 du Code du travail, les apprentis sont également autorisés à se présenter à l’examen de leur choix. Tout comme les salariés, ils bénéficient du maintien de leur rémunération durant le congé.

Enfin, en ce qui concerne les étudiants, ils bénéficient aussi d’un congé spécial pour la préparation de leurs épreuves. Le congé accordé ici est toutefois non rémunéré par l’employeur. La principale condition est de devoir présenter une inscription valide et en cours, auprès de l’établissement de formation.

Comment obtenir un congé d’examen ?

L’employeur n’est pas en mesure de refuser ce congé, si l’examen remplit les conditions d’ouverture du droit.

L’objectif final pour le salarié est l’obtention d’un diplôme à finalité professionnelle. Ce congé spécifique ne peut être accordé que durant tout ou partie du temps de travail.

Le congé pour examen ne peut être accordé que pour l’obtention d’un diplôme enregistré dans le répertoire national des certifications professionnelles (ou RNCP).

Parmi les diplômes concernés : le Bac professionnel ou technologique, le certificat d’aptitude professionnelle (ou CAP) ou encore le Brevet de technicien supérieur (BTS). La liste complète des examens figure sur le Site officiel de l’Administration française.

Pour bénéficier d’un congé pour examen, le salarié doit être en mesure de justifier d’une ancienneté équivalente à 24 mois (2 ans) en tant que travailleur salarié – dont 12 mois minimum au sein de l’entreprise actuelle.

Pour les salariés évoluant au sein d’une entreprise artisanale de moins de 10 salariés, cette période de congé peut monter jusqu’à 3 ans. Une demande écrite doit être formulée par le salarié par lettre recommandée avec avis de réception auprès de son employeur. Le courrier doit également contenir le certificat d’inscription. L’ensemble doit être envoyé au maximum 60 jours avant le début des épreuves.

Durant le congé d’examen, le salarié continue de percevoir une rémunération. Une demande doit toutefois être effectuée auprès de l’OPACIF – L’Organisme paritaire agréé au titre du congé individuel de formation. Le salarié est ainsi pris en charge financièrement et l’employeur doit ajouter à la demande une autorisation d’absence pour obtenir le maintien de la rémunération.

Un délai d’attente de 2 mois minimum est toutefois nécessaire pour obtenir une réponse de l’organisme. Lors d’un congé pris pour le passage d’un examen, le salarié continue non seulement d’acquérir des congés payés, mais aussi des droits à l’ancienneté.

Pour percevoir normalement la rémunération, le salarié doit justifier de sa présence aux examens auprès de son employeur. La délivrance d’une attestation de présence aux examens est donc nécessaire, à demander à l’établissement ou auprès de l’organisme de formation.

Combien de jours pour un congé d’examen ?

Un congé d’examen donne au salarié le droit de s’absenter de l’entreprise durant 3 jours par an au maximum. Ce qui correspond globalement à une période de préparation de 24 heures, soit 3 jours de travail.

Cette durée n’est pas forcément consécutive, et peut être fractionnée. Le salarié peut ainsi étaler ses jours de congé au cours d’une même année. Le salarié a la possibilité de prendre plusieurs congés individuels de formation par an pour passer un examen.

La condition est de ne pas prendre plus de 3 jours à chaque examen dans la même année. La durée totale du congé comprend logiquement la durée de l’examen majorée de 24 heures. Par exemple, si l’examen en question dure 4 heures, la durée totale du congé d’examen sera de 4+24 = 28 heures maximum. L’article R. 6322-11 du Code du travail recense plus d’informations à ce sujet.

Que se passe-t-il si l’employeur refuse les congés d’examen ?

Lorsque toutes les conditions sont réunies, l’employeur n’a pas la possibilité de refuser au salarié un congé pour examen.

Si le salarié estime que le refus n’est motivé par aucune cause réelle et sérieuse, il a la possibilité de saisir le conseil des prud’hommes, voire d’effectuer un recours auprès des délégués du personnel. Quel que soit le cas de figure qui se présente, l’employeur est tenu de notifier sa décision au salarié dans un délai de 30 jours.

Ce faisant, plusieurs cas peuvent motiver le refus de l’employeur d’accorder un congé d’examen au salarié. Les premiers cas font référence à des motifs « de report », le plus souvent motivés par la taille de l’entreprise.

Le premier cas concerne l’absence réputée « préjudiciable » du salarié au bon fonctionnement de l’entreprise. Dans ce cas, et si l’établissement en question accueille moins de 200 salariés, il est possible pour l’employeur de reporter l’absence du salarié.

On calcule ici le crédit d’heures à hauteur de 2% des heures travaillées par l’ensemble des salariés de l’entreprise sur un an. Une demande similaire peut être formulée dans un deuxième temps, si l’effectif total des salariés en formation dépasse les 2% pour 200 salariés au même moment. Dans ce cas, un crédit d’heures est calculé selon le nombre de salarié dans l’entreprise.

Dans la situation où l’entreprise accueille moins de 10 salariés avec l’absence simultanée d’au moins 2 salariés, le report du congé d’examen est également un recours possible pour l’employeur.

L’employeur peut refuser l’accès au congé pour examen si le salarié ne respecte pas certaines conditions. La première condition est relative à l’ancienneté. L’ouverture des droits au congé d’examen pour un salarié est possible à partir de 24 mois de travail, consécutifs ou non. Le salarié est également tenu de respecter les formalités imposées par la loi – comme par exemple l’établissement d’une lettre recommandée avec attestation, et le respect des délais.

Comment rédiger une lettre de demande de congé d’examen ?

Un congé pour examen peut être assimilé à un congé individuel de formation. Le salarié a obligation d’écrire un courrier recommandé avec avis de réception qu’il destinera à son employeur, au moins 60 jours avant le début du congé. Le courrier peut également faire l’objet d’une remise en main propre.

Le modèle de lettre idéal se doit de respecter certaines règles de forme.

Ainsi, doit figurer en haut de page le nom et l’adresse de l’expéditeur, ainsi que le nom et l’adresse du destinataire.

Par la suite, le salarié n’oubliera pas de mentionner brièvement l’objet de la lettre – c’est-à-dire la nature de la demande, dans le cas présent une demande de congé pour passer un examen ». Le salarié ne doit pas oublier non plus de mentionner l’existence d’une pièce jointe avec le courrier – dans le cas présent, le certificat d’inscription à l’examen. Ne pas oublier de mentionner en pied de page la mention « Fait le [Date] » ainsi qu’une signature.

Le corps de texte peut s’appuyer sur le modèle suivant :

Madame, Monsieur [Nom du destinataire],

Par la présente, j’ai l’honneur de vous informer de mon intention de passer un examen cette année. Cette épreuve doit me permettre d’obtenir une certification / un diplôme dans le domaine suivant : [Nom de la discipline].

L’examen est censé se dérouler le [Date] de [Heure] à [Heure] à [Lieu].

Je sollicite votre accord afin de disposer d’une période légale de congé me permettant de me présenter aux épreuves au jour indiqué. A titre de compensation, je vous propose de rattraper les heures perdues selon les modalités que vous voudrez bien m’indiquer. [Vous pouvez également faire plusieurs propositions, comme par exemple terminer votre journée plus tard le soir ou venir plus tôt le matin durant une période déterminée].

Je vous prie de bien vouloir trouver en pièce jointe un certificat d’inscription à l’examen. Je reste à votre disposition à tout instant pour vous fournir toute information susceptible de vous éclairer.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur [Nom de l’employeur], l’expression de mes respectueuses salutations.