Comment choisir un logiciel de pointage pour optimiser votre gestion du temps et de la présence ?

Mis à jour le 14/06/2023

Sommaire

Un logiciel de pointage, c’est quoi ?

Un logiciel de pointage est un outil permettant de suivre la présence des salariés en temps réel. Son fonctionnement consiste à enregistrer les heures d’entrée, de sortie et de pause des collaborateurs.

La réglementation relative aux pointages des horaires

L’article L. 3171-2 du Code du travail oblige l’employeur à établir un décompte des heures de travail des salariés ne travaillant pas selon un horaire collectif. Pour les autres, un simple affichage des horaires de travail suffit. L’entreprise peut toutefois décider de mettre en place un pointage pour les collaborateurs se voyant appliquer un horaire collectif.

Lorsqu’un système de pointage est mis en place dans une entreprise, les salariés ne peuvent pas s’y soustraire. En cas de refus de pointer, une sanction pourrait être appliquée. Elle va de l’avertissement au licenciement. Lorsqu’un pointage est réalisé, les données traitées doivent être conservées pendant 5 ans.

Les fonctionnalités principales

Un logiciel de pointage sert d’abord à conserver et traiter informatiquement l’identité, la date et les heures d’arrivées et de sorties du collaborateur. Ses principales fonctionnalités sont :

• Un tableau de bord pour connaitre les horaires de travail ;
• Une alerte pour les anomalies ;
• La production de feuille de temps automatique ;
• Le calcul des primes ou des majorations ;
• La gestion des temps partiels, des annualisations, des forfaits jours, des modulations ;
• L’élaboration de statistiques sur le temps de travail.

Le logiciel de pointage peut être associé à un système de badgeage. Le salarié marque ses heures de travail en passant un badge devant un lecteur numérique placé à l’entrée des bureaux.

Faire un état des lieux de ses besoins en matière de gestion du temps de travail

Pour trouver un logiciel de pointage adapté à vos besoins, vous devez commencer par faire un état des lieux de vos besoins.

Pour cela, il est conseillé d’interroger les équipes RH, les managers et les directeurs sur leurs besoins en matière de suivi des temps de travail. Le secteur d’activité d’une entreprise impacte fortement la nécessité de pointer ou non.

Il est conseillé de constituer un cahier des charges comprenant :

• Vos attentes par rapport à l’outil ;
• Votre budget ;
• Les procédures mises en place pour le suivi des temps de présence ;
• Les différents types de contrats de travail mis en place dans l’entreprise.

Grâce à cet exercice, vous pourrez choisir un prestataire plus sereinement. Nous vous recommandons d’étudier les logiciels de pointage de plusieurs éditeurs.

Les 5 critères pour sélectionner le meilleur logiciel de pointage

Au moment de choisir votre logiciel de pointage, voici les 5 critères à garder à l’esprit.

1 - La facilité d’utilisation

Votre logiciel de suivi des temps de présence doit être facile à utiliser. L’outil doit être pratique et intuitif. Sinon, vos collaborateurs pourraient ne pas adopter son usage. C’est vrai pour les salariés amenés à pointer.

C’est également important pour les équipes RH. Ces dernières seront amenées à paramétrer l’outil de pointage pour automatiser les procédures de pointage.

2 - La précision du suivi des pointages

L’outil de pointage doit être suffisamment puissant pour vous permettre de collecter toutes les informations dont vous avez besoin.

Il est préférable de vérifier si le logiciel peut :

• Automatiser les temps de pause ou de repas par rapport aux règles de l’entreprise ;
• Gérer les absences ;
• Permettre l’exportation ou l’importation de données facilement ;
• Différencier les règles de pointage en fonction du profil de l’employé (intérimaire, cadre au forfait jour, etc.).

3 - L’adaptabilité

Le logiciel de pointage va être utilisé quotidiennement par vos collaborateurs. Il doit donc s’adapter précisément à vos besoins.

Un logiciel adapté à votre organisation

Chaque entreprise possède une organisation particulière due à :

• Sa taille ;
• Son histoire ;
• Son organisation ;
• Son secteur d’activité.

Un logiciel de pointage doit pouvoir intégrer votre organisation sans en modifier les règles.

Un logiciel adapté à votre système d’information

Le logiciel de pointage doit pouvoir s’intégrer à votre système d’information. Il doit notamment offrir la possibilité de se connecter à votre SIRH (Système d’information des ressources humaines) pour utiliser la base de données des salariés.

Un logiciel adapté à votre évolution

Il est important d’intégrer cet élément au moment de choisir votre logiciel de pointage. Cet outil doit pouvoir s’utiliser sur le long terme et s’adapter à votre croissance (création de filiales, augmentation de la masse salariale, etc.).

4 - Le rapport qualité/prix

Le tarif entre forcément en ligne de compte dans votre choix d’un logiciel de pointage. Il est toutefois recommandé de regarder le rapport qualité/prix et non le coût général d’un outil. Le prix le plus faible n’est pas forcément le meilleur choix si les fonctionnalités offertes ne vous conviennent pas.

Il est également important de regarder les modes de tarification. Certains éditeurs imposent un engagement, d’autres non.

5 - La fiabilité de l’éditeur

Si vous souhaitez investir dans une solution de pointage sur le long terme, il est essentiel de s’assurer de la pérennité de votre fournisseur de logiciel.

Pour cela, il existe plusieurs indices :

• Les références commerciales de l’éditeur ;
• L’appartenance à un groupe de sociétés reconnu ;
• Le soin apporté au respect de la législation, et notamment du RGPD ;
• Les garanties sur les mises à jour régulières du logiciel ;
• La prestation de maintenance et de service après-vente.

Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour choisir le bon logiciel de pointage