Comment choisir un logiciel de planning adapté à votre entreprise ?

Mis à jour le 14/06/2023

Sommaire

Le logiciel de planning : définition

Le logiciel de planning automatise la gestion des emplois du temps de vos salariés.

Pourquoi avez-vous besoin d’un logiciel de planning ?

Éditer les plannings d’une équipe relève souvent du casse-tête. Le manager doit jongler entre :

• La durée des missions ;
• L’organisation de l’entreprise ;
• Les congés et absences ;
• Les contraintes personnelles des salariés ;
• Leurs préférences.

La conception des plannings doit en plus respecter certaines règles légales :

• Le salarié doit bénéficier d’un repos de 35 heures d’affilée par semaine ;
• Il n’est pas possible de travailler plus de 6 jours à la suite ;
• L’employeur doit rémunérer les temps de pause.

Le logiciel de planning vous offre la possibilité d’automatiser la gestion des heures de travail. Grâce à ses algorithmes, il conçoit des plannings optimisés. Managers et salariés gagnent un temps précieux.

Les fonctionnalités d’un logiciel de planning

Voici les principales fonctionnalités d’un logiciel de planning :

• Conception de planning détaillé ;  
• Interface de visualisation personnalisable ; 
• Synchronisation en temps réel des plannings d’une équipe ;  
• Alerte en cas de non-respect des normes et législations ;  
• Notification de publication ou de modification des plannings ;  
• Possibilité d’impression de l’emploi du temps ;  
• Envoie des données de gestion des temps directement au logiciel de paie. Les éléments variables sont automatiquement calculés (absences, heures supplémentaires, RTT, tickets-restaurants, etc.) ;  
• Création de planning d’activités pour la gestion de projet. 

Les 6 critères pour trouver le meilleur logiciel de planning

Voici les 6 éléments à garder en tête pendant votre sélection d’outils informatiques de gestion des emplois du temps.

Les fonctionnalités nécessaires

C’est le premier critère à vérifier. Le logiciel étudié doit comprendre toutes les fonctionnalités listées dans votre cahier des charges. L’offre d’outil numérique est pléthorique. Vous trouverez forcément la perle rare si vous consultez plusieurs éditeurs de logiciel.

Il existe plusieurs détails importants pour un logiciel de planning :

La facilité de prise en main

Il est toujours important de pouvoir tester le logiciel avant de le choisir. Vous pourrez ainsi vérifier s’il est facile à utiliser ou non.

Pour être adopté par vos collaborateurs, le logiciel doit être user-friendly. Deux éléments sont à vérifier :

• L’interface est agréable visuellement et donne envie d’utiliser le logiciel ;  
• Le fonctionnement du logiciel peut être compris sans formation par tous les salariés, peu importent leurs compétences en informatique.  

Il peut être intéressant de choisir un logiciel proposant un accompagnement à tous les nouveaux inscrits sous forme de didacticiel

La flexibilité du logiciel

La flexibilité du logiciel s’étudie à plusieurs niveaux :

• L’interface est agréable visuellement et donne envie d’utiliser le logiciel ;
• Le fonctionnement du logiciel peut être compris sans formation par tous les salariés, peu importent leurs compétences en informatique.
• Le logiciel permet une personnalisation graphique aux couleurs de votre entreprise ;
• Il s’adapte à votre organisation grâce à un paramétrage précis. Chacune de vos procédures de gestion des temps doit pouvoir être reportée dans le logiciel de planning.
• L’outil est susceptible de prendre en charge toutes les évolutions de votre entreprise : augmentation du nombre de salariés, croissance à l’international, etc.

Il est important d’inclure votre équipe RH dans le choix de l’outil. Ils sont les plus à même d’identifier si le logiciel de gestion des emplois du temps peut prendre en compte vos process.

La tarification

Le critère du prix est crucial. Le logiciel de planning choisi doit entrer dans le budget fixé par votre direction financière et votre direction générale.

Interrogez l’éditeur avec précision pour identifier les éventuels coûts cachés :

• Frais de maintenance ;  
• Frais de migration des données ;  
• Coût du support client ;  
• Les augmentations annuelles de tarifs ;  
• Prix d’ajout d’un utilisateur ;  
• Etc.  

Les logiciels en mode SaaS sont moins susceptibles de présenter des coûts cachés. Leur prix est souvent tout compris.

Les éditeurs de logiciel de planning prévoient généralement une tarification sous la forme d’un abonnement mensuel ou annuel.

À prix similaire, deux logiciels ne se valent pas forcément. Il est fortement recommandé de se baser sur le rapport qualité/prix pour faire son choix. Le prix seul n’est pas un élément suffisant pour choisir votre logiciel de planning.

La qualité du service client

Le service client est peu mis en évidence par les éditeurs. C’est pourtant essentiel. Si l’outil de planning est indisponible pendant plusieurs heures, votre entreprise peut s’en trouver complètement désorganisée.

L’éditeur du logiciel de planning doit vous apporter un accompagnement pendant l’implémentation du logiciel et ensuite pendant son utilisation de tous les jours. Cela passe par :

• Des formations ;  
• Un service client accessible facilement (si possible 24 heures sur 24) et surtout réactif ; 
• Des mises à jour régulières du logiciel.    

La réputation de l’éditeur du logiciel

Le logiciel de planning va accompagner votre entreprise sur le long terme. Il n’est pas envisageable de changer d’outil tous les 3 ans. Mettre en place le gestionnaire numérique de planning est un processus prenant du temps.  

L’éditeur du logiciel doit donc présenter des garanties fortes sur sa pérennité. Vous pouvez vous baser sur ces indices pour l’évaluer :  

• Ses références commerciales ;  
• Son historique et son organisation ;  
• Sa capacité à assurer le suivi tout au long du contrat ;  
• Sa prise en compte des obligations légales, notamment celles du RGPD. 

Vous pouvez également consulter les avis des utilisateurs sur Internet pour mener votre enquête sur le sérieux de l’éditeur.