Les salariés sont parfois amenés à effectuer certaines dépenses et à en avancer les frais dans le cadre de leur activité professionnelles. Ils font alors des notes de frais qui, selon les entreprises sont remboursées plus ou moins rapidement.
Pour y remédier, l’entreprise peut décider d’allouer à ses salariés une enveloppe contenant une somme définie pour toutes les dépenses à prévoir. Il s’agit d’une avance sur frais professionnels.
Cette solution est régulièrement adoptée en cas de frais récurrents et importants, et lorsque les copûts d’une mission sont trop élevés par rapport au salaire perçu par le collaborateur.
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Comment ça marche ?
Il existe 2 types d’avance des frais professionnels, l’avance permanente et l’avance ponctuelle.
Avance permanente
Dans ce cas, l’entreprise verse chaque mois, en plus du salaire du collaborateur, une somme d’argent fixe. Ce type d’avance est souvent utilisé pour les postes qui impliquent de nombreux déplacements.
Celui-ci doit tout de même s’assurer de remplir une note de frais chaque mois.
Avance ponctuelle
Celle-ci consiste à verser au salarié une somme pour couvrir les besoins d’une mission définie. Le salarié est tenu de faire une note de frais à son retour pour justifier des dépenses effectuées.
Dans les deux cas, le salarié dépense la somme comme bon lui semble (à condition de justifier ses paiements avec une note de frais) sauf si l’entreprise a une politique de dépenses professionnelles établies. Les dépenses doivent être systématiquement justifiées et contrôlées.
Montant de l’avance sur frais professionnels et remboursements
L’avance sur frais professionnels est calculée en fonction des dépenses nécessaires à l’exécution d’une mission. Frais de transports, d’hôtels, de restauration sont estimés et compris dans cette somme.
Dans le cadre d’une avance permanente, celle-ci est négociée et définie par le contrat de travail en accord avec le salarié.
Quand l’avance est trop élevée par rapport aux dépenses effectives, le collaborateur doit rétrocéder le trop-perçu directement ou sous forme de retenue sur son prochain salaire. Si celle-ci est trop faible, l’entreprise doit verser un complément correspondant à l’excédent dépensé et justifié par le salarié.
L’avance sur frais professionnels est-elle obligatoire ?
Ce dispositif n’est pas une obligation légale définie par le code du travail. Elle peut néanmoins l’être si cela est déterminé par la convention collective ou les accords auxquels répond l’entreprise.
Comment éviter les notes de frais ou les avances de frais professionnels ?
Pour éviter d’avoir à gérer les notes de frais ou les avances, l’entreprise peut avoir recours à des solutions bancaires.
Il existe en effet des formules spécifiques, permettant aux collaborateurs d’utiliser des cartes bancaires professionnelles, contrôlées en temps réel par le service RH ou comptabilité de l’entreprise, on parle de cartes affaires, ou cartes de société. Il existe également des cartes carburant pour les dépenses spécifiques.
