6 critères clés pour choisir un logiciel RH adapté à votre entreprise

Mis à jour le 09/04/2024

Étape préliminaire : faire le bilan des besoins de son entreprise

Avant de choisir un SIRH (Système d’information des ressources humaines), vous devez analyser vos besoins de digitalisation.

Écouter les attentes des utilisateurs

Implémenter un logiciel RH dans votre organisation est un véritable investissement en temps et en argent. Vous pouvez espérer des bénéfices rapides en termes d’organisation, de performance ou de qualité de vie au travail. Pour cela, vos collaborateurs doivent toutefois obligatoirement s’emparer du SIRH pour l’intégrer dans leur pratique quotidienne.

Cette étape est possible uniquement si vous avez correctement identifié les besoins réels de vos collaborateurs. Comment faire ? C’est très simple ! Il faut interroger les principaux acteurs : équipe RH, managers, salariés et membres de la direction. Vous pourrez ainsi avoir une image claire :

• Des processus de décision ;
• Du niveau de connaissance des procédures RH ;
• Des problématiques spécifiques à la gestion des ressources humaines dans votre organisation ;
• Des éventuels blocages liés à un changement de façon de faire.

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Établir un cahier des charges

Vous venez de réaliser un état de lieux des besoins RH. Il est maintenant nécessaire de transformer votre analyse en un cahier des charges précis. Pour cela, il faut :

• Lister les besoins (il s’agit souvent d’une procédure à digitaliser) ;
• Les mettre en parallèle avec une fonctionnalité logicielle.

Le cahier des charges est également l’occasion de budgéter votre projet. Il est recommandé de prioriser vos besoins. Certains processus clés sont à digitaliser en premier. Il serait contreproductif de tout faire en même temps.

Critère 1 : les fonctionnalités

Un SIRH comprend de nombreuses fonctionnalités pour prendre en compte tous les aspects de la mission RH :

• Recrutement ;
• Gestion des compétences et des carrières ;
• Congés et absences ;
• Paie ;
• Etc.

Vous devez donc choisir un logiciel RH comprenant toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin. Le mieux est, bien sûr, de sélectionner une application proposant un large choix de fonctionnalités. Vous êtes de cette façon assuré de pouvoir être accompagné dans le temps par cet outil.

Il est préférable d’opter pour un logiciel RH se présentant sous forme de modules. Vous pouvez ainsi commencer avec un ou deux modules puis ajouter des briques au fur et à mesure de votre croissance ou de l’évolution de vos besoins.

Critère 2 : la compatibilité informatique

L’intérêt premier d’un logiciel RH est de centraliser les données des collaborateurs. Une bonne application doit donc être compatible avec le système d’information de votre entreprise, mais également avec les différents outils logiciels déjà utilisés.

Pour vous faire gagner du temps, le logiciel RH doit pouvoir récupérer des données rapidement grâce à une API (aussi appelé interface de programmation d’application) ou à un import de fichier. Ainsi, vous gagnez du temps, mais surtout, vous évitez les erreurs humaines de saisie.

Critère 3 : la facilité d’utilisation

Ce critère est essentiel. Le logiciel RH doit être facile à prendre main. Il doit également être facile d’utilisation au quotidien. Dans le cas contraire, vous risquez de voir vos collaborateurs délaisser l’outil pour revenir aux vieilles pratiques. N’hésitez pas à demander un test du logiciel avant de le sélectionner.

Vous devez par ailleurs vous assurer de l’accessibilité de l’application. Vos salariés doivent pouvoir se connecter à la plateforme RH depuis tous les supports (ordinateur, tablette ou Smartphone), à l’heure de leur choix. Il est aussi nécessaire de pouvoir y accéder depuis n’importe où.

Critère 4 : le design de l’interface

Le design de l’interface peut paraître être un critère secondaire. Pourtant, il a toute son importance. Le logiciel RH contribue à augmenter l’engagement de vos salariés en leur proposant des procédures simples et souples.

Il est donc préférable de :

• Disposer d’un portail RH agréable à regarder avec une conception soignée ;
• Avoir la possibilité de personnaliser les couleurs de la plateforme et d’apposer votre logo.

Le logiciel RH participera ainsi à l’amélioration de votre image de marque.

Critère 5 : le tarif

Le prix d’un logiciel RH est évidemment un critère à prendre en compte. Il existe de nombreuses solutions sur le marché. Vous avez donc tout intérêt à faire jouer la concurrence entre les différents acteurs. Attention, toutefois : le critère du tarif ne doit pas être l’indice de référence pour sélectionner un logiciel RH. Il est préférable de se baser sur le rapport qualité–prix. Il existe différents modèles tarifaires : abonnement mensuel ou annuel, avec ou sans engagement. En fonction des devis obtenus, vérifiez les différents coûts. Les logiciels RH sur le cloud présentent l’avantage de donner un prix tout compris. Les autres solutions de stockage (serveur privé, on premise) sont souvent synonymes de coûts supplémentaires.

Critère 6 : la sécurité

Les logiciels RH se servent de données sensibles de vos salariés. Leur sécurité doit être une priorité. L’outil choisi devra respecter :

• Le RGPD (Règlement général sur la protection des données) ;
• Les normes de sécurité informatiques.

La localisation des serveurs doit être un indice de l’exigence de l’éditeur de la solution applicative. Il est préférable de choisir des serveurs en France ou a minima en Union européenne. 

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Critère bonus : testez la pérennité des fournisseurs du logiciel RH

Un bon logiciel RH doit vous accompagner dans le temps. Il est donc nécessaire de vous assurer de la stabilité de votre futur prestataire. Le marché du logiciel RH a représenté 3,4 milliards d’euros en 2021. De nombreux éditeurs lancent leur solution. Avant de choisir un logiciel RH, nous vous recommandons de :

• Demander des références clients ;
• Vous renseigner sur l’historique et l’organigramme de la société éditrice ;
• Obtenir des gages sur les mises à jour des logiciels, la maintenance et le service après-vente.

Vous avez maintenant toutes les clés pour choisir un logiciel RH. À vous de jouer 👌

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